Dużymi krokami zbliża się koniec roku. W małej firmie to prawie koniec świata. Inwentaryzacja, mnóstwo rozliczeń i papierów do wypełnienia. Podobnie jak w ubiegłym roku przygotowałam „ściągę” , w której systematyzuję prace, które trzeba wykonać.

Zamów Raport Specjalny na interkursy.pl

Skąd taki pomysł?

Kiedy założyłam swoją pierwszą firmę i kończyłam pierwszy rok prowadzenia działalności miałam z tymi obowiązkami niezły zgryz. Bałam się, żeby nie zapomnieć o czymś ważnym i żeby dopilnować terminów. Czasem o istnieniu jakiejś deklaracji dowiadywałam się na dzień przed końcem terminu ich składania i musiałam na hura rzucać całą pracę, żeby złożyć deklarację na czas.

W następnym roku byłam już mądrzejsza. Jeszcze latem (bo wtedy było dużo mniej pracy) zabrałam się za zrobienie planu „zamykania roku” – co, jak i na kiedy ma być zrobione. Ta ściąga bardzo usprawniła moje działanie, bo wcześniej wiedziałam co ma być zrobione i mogłam efektywnie planować swój czas pracy. W kolejnych latach i kolejnych firmach (bo ten materiał używany i weryfikowany był nie tylko w mojej, ale również w firmach moich krewnych i przyjaciół) ściąga z jednej kartki zaczęła się rozrastać.

Teraz ma już osiemnaście stron. I jest pierwszą moją publikacją, która została opublikowana w serii „Ściąga z biznesu”. Z tego raportu (bo już nie nazywajmy go ściągą) dowiesz się:

• jak i po co przeprowadzać inwentaryzację (wiedza niezbędna nawet wtedy gdy samodzielnie nie prowadzisz księgowości swojej firmy),
• ile zarobiłeś w ciągu roku,
• jakie druki i formularze musisz wypełnić,
• o czym musisz pamiętać w przyszłym roku.

Tylko tyle i aż tyle. Osiemnaście stron sprawdzonej wiedzy. Żadnego lania wody – tylko konkrety.

Możesz tą wiedzę zdobyć metodą prób i błędów. Możesz samodzielnie przysiąść nad rozporządzeniami i książkami. Ale możesz też nauczyć się na moich błędach. To jest znacznie przyjemniejsze rozwiązanie.

Zamów Raport Specjalny na interkursy.pl

Dostałam ostatnio e-mail z pytaniem jaki jest najlepszy program magazynowy dla maleńkiej firmy produkującej biżuterię, jak ujmować w ewidencji zużycie koralików jeśli 100 szt kosztuje np. 1 zł, wytworzenie bransoletki do sprzedania, a potem jej sprzedaż.

Mam dla Ciebie dobrą wiadomość. Jeśli prowadzisz PKPiR  nie musisz księgować wszystkiego na kontach. Ostatecznie zalicza się ją do „księgowości uproszczonej”.

Wersja minimum. Wszystkie zakupy materiałów księgujesz w kolumnie 10 PKPiR  i uznajesz za koszt w miesiącu, w którym je zakupiłaś. Na tej podstawie obliczasz zaliczkę na podatek dochodowy.

Zamykając rok robisz inwentaryzację i korygujesz koszty zakupu materiałów o wartości wykazane w inwentaryzacjach na początku i końcu roku. Na tej podstawie obliczasz koszty uzyskania przychodów w danym roku.

Wersja optimum-dobre rady: na pojemniku, w którym przechowujesz zakupione materiały przyklej etykietkę, na której napiszesz – od kogo je kupiłaś, kiedy, nr fakury, ile sztuk i cena jednostkowa netto.  Bardzo ułatwia wycenę inwentaryzacji.

Kiedyś byłam w sklepie szewskim, takim, co to fleki do butów i różne metalowe okucia sprzedaje. Pan miał tam taką sprytną wagę. Wrzucał na nią jednego metalowego „szpejka”, wpisywał, że to jest „1″, a później sypał z woreczka, a waga mu liczyła ile sztuk ma nasypane.  Może Tobie też coś takiego by się przydało.

Wersja optimum plus, czyli prosty program magazynowy. Może być na przykład moduł magazynowy w serwisie wfirma. (Jak dla mnie taki poziom wystarczy.) Albo coś bardziej rozbudowanego np. Faktura iBiznes Profesjonalna albo Asystent Magazyn.

Wersja maximum. Możesz prowadzić pełny magazyn i rozksięgowywać na konta. Jeśli tak lubisz. (Bo mnie taka zabawa bardzo uspokaja  ) Nie zmieni to liczenia kosztów, bo przy PKPiR liczymy je tak, jak podałam w „wersji minimum”. Ale jak ktoś bardzo pragnie, to przecież wolno mu prowdzić pełną księgowość nawet dla jednoosobowej działalności gospodarczej.

Zadzwoniła do mnie dziś koleżanka z pytaniem „czy samochód używany w firmie musi być środkiem trwałym?”. „Nie” – odpowiedziałam. „A jaki samochód chcesz kupić?”

A więc kiedy i dlaczego samochód używany w firmie nie jest środkiem trwałym?

Po pierwsze, w działalności gospodarczej możesz wykorzystać

samochód prywatny.

Samochód właścicielem takiego samochodu nie jest twoja firma, lecz Ty lub inna osoba. (Wykorzystywanie samochodów innych osób i jego skutki podatkowe to temat na osobny wpis.)

W takim przypadku samochodu nie wpisujesz do ewidencji środków trwałych  nie amortyzujesz.  Możesz jednak wpisać w koszty wydatki na jego bieżącą eksploatację (np. paliwo, naprawy, ubezpieczenie). Wydatki te dokumentujesz fakturami lub innymi dokumentami księgowymi.

Musisz też prowadzić ewidencję przebiegu pojazdu.  W niej zapisujesz wszystkie „firmowe” przejazdy tym autem. Ewidencja ta pozwala ci obliczyć limit wydatków na twój samochód do wpisania w koszty koszty firmy. Ilość przejechanych kilometrów mnożysz przez stawkę za 1 km przebiegu. Wydatki do tej wysokości możesz zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów. Co ważne, zarówno wydatki jak i limit wynikający obliczasz co miesiąc, ale możesz je odliczać w ciągu całego roku. Limit niewykorzystany w bieżącym miesiącu przechodzi na następny. Wydatki, które nie zmieściły się w limicie – również.

Po drugie, przyjrzyjmy się co to jest środek trwały.

Środkiem trwałym są stanowiące własność lub współwłasność podatnika, nabyte lub wytworzone we własnym zakresie, kompletne i zdatne do użytku w dniu przyjęcia do używania budowle, budynki, lokale będące odrębną własnością, maszyny, urządzenia, środki transportu i inne przedmioty o przewidywanym okresie używania dłuższym niż rok, wykorzystywane przez podatnika na potrzeby związane z prowadzoną przez niego działalnością gospodarczą.

Zgodnie z przepisami do Ewidencji Środków Trwałych wpisujesz środki trwałe o wartości powyżej 3500 zł.

Może się zdarzyć, że w swojej firmie używasz:

samochodu o wartości początkowej poniżej 3500 zł,

albo

samochodu, który planujesz sprzedać (i sprzedasz) przed upływem roku od daty jego zakupu.

A jeśli chodzi o koleżankę – to kupuje fajnego pick-up’a. Raczej wpisze go w EŚT.

Poksięgowałam trochę w wfirmie.  Znalazłam kilka funkcji, które mi się zdecydowanie podobają. Jedną z nich jest funkcja Analizy (dostępna w zakładce „Biuro”).

Funkcja ta pozwala Ci na szybką ocenę sytuacji firmy, bez konieczności sporządzania żadnych obliczeń.  Po prostu, wystarczy  jeden rzut okiem. Podstawowe informacje masz zestawione na jednej stronie – kawa na ławę.

Wiesz ile zarabiasz.

Po lewej stronie masz dwa wykresy. Górny wykres obrazuje przychody i koszty w poszczególnych miesiącach. Dolny wielkość przychodów i kosztów narastająco.

Jest to dobra metoda, żeby zobaczyć jak kształtuje się twój dochód.

Nie musisz liczyć.

Po prawej stronie masz trzy tabelki.

Pierwsza „Zestawienie przychodów i kosztów w roku” jest odbiciem tego, co widzisz na wykresach.

Druga tabela jest zestawieniem kwot vat należnego i naliczonego w poszczególnych miesiącach.

Warto poświęcić chwilę, na przyjrzenie się tabeli trzeciej. Są to uproszczone dla potrzeb PKPiR  ”Przepływy pieniężne” . Program robi zestawienie zapłaconych faktur sprzedażowych i zakupowych. W mojej testowej firmie sytuacja nie przedstawia się różowo.  Według przepisów podatkowych mam co prawda dochód, ale klienci jeszcze mi nie zapłacili. Więc musiałam poruszać swoim portfelem (albo wziąć kredyt), żeby zrobić trochę zakupów za gotówkę).

W przykładzie ta kwota jest stosunkowo niewielka. Jedak pamiętaj, że zbyt duże ujemne przepływy pieniężne są najczęstszą przyczyną utraty płynności, a w efekcie bankructwa firm.

Jeśli w ubiegłym roku zatrudniałeś pracowników na umowę o pracę lub na podstawie umów cywilno-prawnych, pamiętaj, aby do końca miesiąca złożyć w urzędzie skarbowym PIT-4R, czyli informację roczną o pobranych zaliczkach na podatek dochodowy.

Jeśli tak jak ja, jeszcze jej nie skończyłeś – mam dla ciebie ściągę.

Instrukcja wypełniania PIT-4R wg „Gazety Prawnej”.

To,  że trzeba zrobić spis z natury na koniec roku wiedzą wszyscy. Z tym, że nie wszyscy wiedzą po co to robią.

Nie śmiej się. Wiesz czemu męczyłeś się ostatnio przez kilka dni?

W trakcie roku wpisujesz faktury za zakupione towary i materiały do 10 kolumny PKPiR.  Jednak nie wszystkie te koszty są kosztami uzyskania w roku, w którym wydałeś pieniądze.

W koszty zaliczasz tylko zużyte materiały i sprzedane towary.

Przyjrzyjmy się przykładowej firmie:

Na koniec roku 2008 spisałeś towar za 2 tysiące złotych. W trakcie roku 2009 dokupiłeś towaru za 10 tysięcy.

Miesięcznie sprzedajesz towar o wartości ok. 1 tysiąca złotych (oczywiście doliczając odpowiednią marżę), więc zakupione towary zostały sprzedane w trakcie roku 2009.

Jednak trafiła się okazja do nabycia dużej ilości towaru (za 1 milion zł) w doskonałej cenie, która pozwoliła ci pozyskać dobry kontrakt i sprzedać ten towar z dużym zyskiem. Zapas towaru zakupiłeś pod koniec grudnia, a twój klient kupił go dopiero w styczniu.

Gdybyś nie robił inwentaryzacji, to miałbyś niezłe zamieszanie.

Rok 2009 zamknąłbyś kolosalną stratą. Ostatecznie milion proporcjonalnie do obrotów twojej przykładowej firmy to olbrzymia kwota. W 2010 roku możesz przy obliczaniu podatku dochodowego odliczyć najwyżej połowę tej straty.

A tymczasem w styczniu 2010 sprzedałeś cały zapas – powiedzmy za 2 miliony złotych. I zapłaciłbyś podatek od 1,5 mln dochodu zamiast od 1 miliona.

Dzięki temu, że na koniec roku podatkowego zrobiłeś inwentaryzację koszty odpowiadają przychodom. W 2009 odliczasz koszty towarów, które w tym roku sprzedałeś. Przenosisz na następny rok koszty towarów i materiałów, które będą sprzedane w 2010 roku.

To nie jedyny powód do robienia inwentaryzacji – ale z podatkowego punktu widzenia najważniejszy.

dziś na miasto. Dużo firm pozamykanych – inwentaryzacja. No cóż, wszyscy wyświętowani, wyimprezowani i najwyższa pora zabrać się do roboty.

Nie lubię spisu rocznego i chyba mało kto lubi. Inwentaryzacja to, nawet w małej firmie, dużo żmudnej pracy.

Jednak przeprowadzenie inwentaryzacji rocznej i jej poprawna wycena są konieczne do prawidłowego obliczenia dochodu rocznego. Jak więc należy zabrać się za liczenie ile tak naprawdę zarobiłeś w ubiegłym roku? (Nawet jeśli liczy to automatycznie twój program księgowy, warto wiedzieć skąd bierze się dochód i… podatek dochodowy).

Na logikę, to:

DOCHÓD = PRZYCHODY – KOSZTY

OK, a teraz bardziej szczegółowo:

• Twoje przychody - to suma zapisów w kolumnie 9 księgi.
• Natomiast Koszty obliczamy następująco:

(+) Wartość spisu z natury (inwentaryzacji) z początku roku podatkowego

(+) wydatki na zakup towarów i materiałów (suma kolumny 10)

(+) koszty uboczne zakupu (suma kolumny 11)

(-) wartość spisu z natury na koniec roku podatkowego

(+) kwota pozostałych wydatków (suma kolumny 14)

(-) wartość wynagrodzeń w naturze ujętych w innych kolumnach księgi (np. w gastronomii – wartość towarów i materiałów, które zostały zużyte do przygotowania posiłków dla pracowników a ujęte są w kolumnie 10).

I tyle. Na wzorze wygląda prosto.

„W jaki sposób powinien być ujmowany w PKPiR koszt uzyskania przychodu (50%) z tytułu korzystania przez twórcę programu komputerowego z praw autorskich. Wszelka, znana mi literatura pomija ten fakt milczeniem.

Zgodnie art. 22 ust. 9 pkt 3 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych koszty uzyskania przychodów z tytułu korzystania przez twórców z praw autorskich i artystów wykonawców z praw pokrewnych, rozumieniu odrębnych przepisów, lub rozporządzania przez nich tymi prawami określa się w wysokości 50 % uzyskanego przychodu, z tym że koszty te oblicza się od przychodu pomniejszonego o potrącone przez płatnika w danym miesiącu składki na ubezpieczenia emerytalne i rentowe oraz na ubezpieczenie chorobowe, o których mowa w art. 26 ust 1 pkt 2 lit b), których podstawę wymiaru stanowi ten przychód.

(…)

Ponieważ zamierzam rozpocząć prywatne zbywanie licencji na własne oprogramowanie to zgodnie z wymogami fiskusa musiałem zarejestrować taką działalność a wszelkie obroty będą dokumentowane za pomocą faktur (…)”

Bardzo podobałaby mi się taka metoda liczenia kosztów, przez przedsiębiorcę będącego twórcą. (Pisanie i nagrywanie video – kursów to też tworzenie, więc sama bym to chętnie stosowała).

Niestety nie mam dobrych wieści. Zgodnie z godnie z zastrzeżeniem zawartym w art. 22 ust. 12 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych - koszty uzyskania przychodów w wysokości 50% osiąganych przychodów, wynikające z art. 22 ust. 9 pkt 3 tej ustawy, nie mają zastosowania do przychodów osiąganych z działalności gospodarczej.

W przypadku prowadzenia własnej firmy, pozostaje zbieranie faktur za poniesione wydatki i zaliczanie ich w koszty na warunkach ogólnych.

Mam zerowe doświadczenie w prowadzeniu działalności i ksiegowości.  Programy stworzone do tego celu sa zbyt skomplikowane dla laika i zbyt malo przejrzyste.  Nie jestem komputerowym analfabetą, Pracowałem jako grafik i cale życie mam kontakt z komputerem, ale na rachunkowości po prostu sie nie znam. Programy powinny byc prostsze albo instrukcje powinny być pisane w sposób umożliwiajacy zrozumienie tego przez osobe po gimnazjum . (…)  i prosiłbym o pomoc w wybraniu odpowiedniego programu i dobre rady -jak się to robi??!!

Programów do prowadzenia małej księgowości jest mnóstwo.  Proste i trudniejsze, i naprawdę jest w czym wybierać. (Te łatwiejsze zwykle są droższe, choć nie znaczy, że każdy drogi program do prowadznia PKPiR jest prosty).

Twój problem leży jednak nie w braku możliwości rozgryzienia jak działa program.   Napisałeś „na rachunkowości po prostu sie nie znam”. I tu jest pies pogrzebany.

Mam dla Ciebie ważną wiadomość. Jeżeli zdecydowałeś się na prowadzenie działalności gospodarczej to i tak nie uciekniesz przed zaznajomieniem się przynajmniej z podstawami małej księgowości i podatków. I im szybciej przyswoisz tą wiedzę, tym lepiej dla Ciebie. Naprawdę dobrze jest wiedzieć co może być kosztem i jak go udokumentować, a co jest Twoim przychodem.

Jeśli decydujesz się samodzielnie prowadzić swoją księgowość -to przyjrzyj się aplikacjom księgowym dostępnym on-line, np. ifirma.pl lub wfirma.pl. Są one dość przyjazne.  Jednak na Twoim miejscu poważnie zastanowiłabym się na zleceniem prowadzenia ksiegi przychodów i rozchodów profesjonalistom. Usługi biura rachunkowego dla małej firmy mogą kosztować ok 100 – 150 zł. Oszczędzają za to mnóstwo czasu i pozwalają skoncentrować się na działaniach, które pozwalają Ci zarabiać pieniądze.

Nawet jeśli zlecisz komuś prowadzenie pkpir to i tak będziesz musiał sam wystawić rachunki albo faktury, poprowadzić ewidencję przychodów czy ewidencję przebiegu pojazdu.  Pracy biurowej Ci nie zabraknie .

Czego potrzebujesz do prowadzenia księgowości w małej firmie?

Na dobrą sprawę wystarczą papierowe książki -ewidencje, bloczki akcydensowe, sumator i długopis. Nie jest to jednak najbardziej efektywna metoda. No chyba, że lubisz pisać i liczyć pewne rzeczy po kilka razy.

Wiem, że nie muszę Cię przekonywać, że prace burowe znacznie uławia zastosowanie techniki komputerowej. Więc jakich programów komputerowych potrzebujesz do prowadzenia małej księgowości.

Po pierwsze, komputer którego używasz powinien być wyposażony w legalny system operacyjny.

Po drugie, potrzebujesz programu do prowadzenia księgi przychodów i rozchodów, oraz niezbędnych ewidencji.

Po trzecie, niezbędny jest zestaw aplikacji biurowych zawierający edytor tekstu i  arkusz kalkulacyjny.

Po czwarte, przyda Ci się system wypełniania różnych druków typu delegacja czy nota korygująca. Funkcję tą mogą pełnić aktywne druki do wypełniania pod przeglądarką internetową lub szablony dla edytora tekstu czy arkusza kalkulacyjnego. Istnieją też programy do wypełniania druków.

Po piąte: Płatnik i ewentualnie system kadrowo-płacowy -jeśli zarudniasz pracowników.

Po szóste: przeglądarka internetowa.

Po siódme: klient poczty elektronicznej.

Po ósme:  komunikator lub program do rozmów telefonicznych przez internet (VOIP).

Po dziewiąte: pasjans  ;)  (podstawowy program na każdym stanowisku biurowym ;D ).

A może jakiś program pominęłam?

Jeśli przychodzi Ci coś do głowy – napisz o tym w komentarzu.