Pytanie było krótkie, ale konkretne: „A w jakim programie ty prowadzisz księgowość…?” A że powtarzało się kilka razy w mojej poczcie, to tym razem odpowiem publicznie tu, na blogu…

No więc, księguję na ifirma.pl, wfirma.pl i czasem na e-conomic.pl (to jest program do pełnej księgowości, czasem pomagam w jednej ze znajomych firm). Prawdopodobnie od października będę księgować jedną z firm na infakt.pl. Ale to przyszłość.

To jednak nie usatysfakcjonowało mojego rozmówcy. „Ale w jakim programie księgujesz swoją firmę?”…

No dobrze, karty na stół…

Księgowość swojej własnej, osobistej działalności gospodarczej prowadzę na wfirmie.

„A dlaczego?”

Powodów jest kilka, a pewnie i ciebie one interesują.

1. Mam program za darmo.Dawno, dawno temu wfirma.pl miała dość zabawny program partnerski. Jeśli moja strona przesłała im klienta, który zapłacił za jakąś usługę, to za każdą wydaną przez klienta złotówkę dostawałam 1 punkt. I mogłam wymienić te punkty na płatne pakiety usług w relacji 1 punkt / 1 zł. Ale nie mogłam wymienić ich na złotówki. Z mojego bloga zapisało się sporo poleconych. I punktów z tamtego programu mam tyle, ze wystarczy mi na darmowy program księgowy do końca świata i o jeden dzień dłużej . a przynajmniej na baaaardzooooooo dłuuuuuugoooooo.

   To istotna zaleta. Możesz być jednak pewien, że jestem osobą wygodnicką i leniwą. I gdybym miała darmowy dostęp do kiepskiego programu, to wcale nie chciałoby mi się z nim męczyć. Ani bym go nie używała (bo po co się męczyć) ani nie polecała innym. A wfirma to na prawdę fajny program księgowy.

2. Kilka rzeczy, które uwielbiam.
   • Import „kilometrówki” z Excela.To jest funkcja, którą zawsze chciałam mieć w programie księgowym i którą wprowadzono w wfirmie po mojej sugestii. Używam prywatnego samochodu w celach firmowych. Jeżdżę na bardzo powtarzalne trasy. Robię sobie tabelę w Excelu z trasami (metoda kopiuj-wklej) i jednym kliknięciem importuję ją do programu księgowego. To oszczędza mi około godziny nudnego klepania tras w programie.
   • CRMProsty moduł do zarządzania adresami klientów i kontaktami z nimi. Jak na moją skalę działalności – zdecydowanie wystarczy.
   • Mailowe przypominanie o konieczności zapłaty składek, podatków i faktur z odroczonym terminem sprzedaży. Oraz o niezapłaconych fakturach, które wystawiłamBardzo istotna funkcja, zwłaszcza dla osób, które, tak jak ja, żyją nieco „na bakier” z kalendarzem. Zwłaszcza przypominanie o składkach i podatkach może uratować ci tyłek. Ba, ustaliłam nawet, że w tym dniu, gdy wfirma przypomina mi o konieczności zapłaty składek ZUS, płacę również inne opłaty stałe (przedszkole, internet, telefony).
   • Magazyn.
   • Prosty moduł z analizami finansowymiKilka wykresów, które wcześniej robiłam sobie w arkuszu kalkulacyjnym. Pozwalają się szybko zorientować, jak idzie twojej firmie pod względem finansowym
   • Wysyłanie papierowych faktur pocztą przez firmę positivo.pl

Modułów jest sporo, bo są jeszcze „Kadry” ,  jest terminarz… Wszystko skrojone na miarę mikrofirmy. I za to lubię wfirmę.

Swój program księgowy pochwal (albo zgań) w komentarzu…

Wczoraj w nocy ekipa ifirmy zainstalowała majowe aktualizacje. Uznałam, że ta wprowadzone zmiany są bardzo interesujące, więc postanowiłam przyjrzeć się im z bliska. Najistotniejszą zmiana jest poszerzenie obsługi faktur elektronicznych (tzw. efaktur), zarówno przy ich wystawianiu jak i przyjmowaniu.

Jak wystawić efakturę?

Krok 1. Poprosić klienta o zgodę.

Aby klient mógł otrzymywać od Ciebie faktury elektroniczne, musi najpierw wyrazić swoją zgodę. Może to zrobić w tradycyjnej formie pisemnej lub elektronicznej. Więc jak się za to zabrać.

1. Wchodzisz do Menu „Kontrahenci” i znajdujesz klienta, którego chcesz poprosić o wyrażenie zgody.
   Edytujesz jego kartotekę i w odpowiednią rubrykę wpisujesz adres e-mail. I zapisujesz zmodyfikowaną kartotekę. Teraz na dole kartoteki możeszy kliknąć na przycisk „Wyślij zapytanie o zgodę na e-faktury”.
   
   Po jego kliknięciu system generuje maila do twojego klienta. 
   

   Prośba o wyrażenie zgody na otrzymywanie faktur elektronicznych

2. Klient otrzymuje w mailu również załącznik PDF, który powinien zostać podpisany przez osoby uprawnione do reprezentowania firmy i odesłany do ciebie w wersji papierowej albo elektronicznej (z podpisem elektronicznym). Wersję papierową archiwizujesz w teczce, na wersje elektroniczne przyda się osobny folder. W każdym razie jeśli masz już zgodę klienta, możesz zaznaczyć posiadanie takiej zgody w kartotece klienta i wystawiać mu faktury elektroniczne.
   

   Zaznacz otrzymanie zgody na wysyłanie efaktur w kartotece klienta

Krok 2. Wystawianie faktury

Z technicznego punktu widzenia wystawienie faktury elektronicznej w ifirma.pl nie różni się od wystawienia zwykłej faktury. Jeśli w kartotece klienta odznaczyłeś posiadanie zgody na wysyłanie e-faktur, to po zapisaniu przychodu, w menu na dole faktury uaktywnia się przycisk „Wyślij mailem e-fakturę”

„

Po takim wysłaniu faktura zostaje zablokowana i zmian możesz dokonywać wyłącznie za pomocą faktury korygującej.

Już wkrótce rusza moje nowe szkolenie elearningowe „Elementarz Małej Księgowości z ifirma.pl” . Szkolenie przeznaczone jest dla właścicieli i pracowników małych firm chcących poprowadzić podatkową księgę przychodów i rozchodów.

Tematyka dotyczyć będzie zagadnień teoretycznych, jak również wykorzystania ich w praktyce.

Szkolenie będzie mieć formę kursu e-mailowego (26 cotygodniowych modułów). Kursanci otrzymają również możliwość uczestniczenia w:

• sesjach „Pytania i odpowiedzi” prowadzonych na żywo,
• indywidualnych konsultacjach.

Ilość uczestników szkolenia będzie ograniczona. Jeśli chcesz dowiedzieć się szczegółów dotyczących szkolenia – już teraz zapisz się na darmową listę informacyjną.

„Boże, błogosław konkurencję” pomyślałam dziś rano sprawdzając maile. Pomyślałam tak z czysto konsumenckiego, klienckiego punktu widzenia. Ostatecznie, jak każdy przedsiębiorca wiem, że konkurencja jest wredna.

Jednak wracając do konsumenckiego punktu widzenia – to jest zjawisko, które powoduje, że przedsiębiorcy nie zapadają w zimowy sen jak niedźwiedzie. Tylko dwoją się i troją, urządzają burze mózgów i pchają do przodu swoje produkty i usługi. Ekipa wfirmy również nie zapadła w sen zimowy i ostatnio, co rusz, wprowadza jakieś udogodnienia. A dziś przysłali mi informację, że będą drukować i wysyłać papierowe faktury za pomocą poczty lub firmy inpost.

Jest to strasznie fajne udogodnienie. Bo bieganie na pocztę z pojedynczymi fakturami to naprawdę żadna przyjemność. Nawet jak się ma taką pocztę jak moja, że zwykle nie ma kolejek i można samochodem podjechać. Ja załatwiałam to dotychczas w ten sposób, że starałam się grupować wystawianie faktur i w miarę możliwości ograniczać liczbę wycieczek do Urzędu Pocztowego. Części klientów wysyłam faktury mailem. Ale część klientów woli dostać wersję papierową. Woli i już.

Ceny usługi oferowanej we współpracy z serwisem positivo.pl zaczynają się od 2,34 zł za fakturę. Nawet jeśli jest to trochę drożej niż na poczcie, to weź pod uwagę, że „czas to pieniądz”. A za czas spędzonym w kolejce do okienka nikt ci nie zapłaci.

Ja już jestem zarejestrowana. W przyszłym tygodniu będę testować tą usługę.

Zadziwiająco wiele osób prowadzi Podatkową Księgę Przychodów i Rozchodów w wersji papierowej. Ja nie lubię, a można powiedzieć NIE CIERPIĘ, wypełniać ręcznie formularzy i druków, więc od tej metody odeszłam. (Firmy które księguję, mają dość sporo papierów, wiec ręczne prowadzenie księgowości było bardzo męczące). Ale jeśli ktoś ma kilka wpisów w miesiącu, to może woleć wydać rocznie 5 złotych na książkę – niż kupować program .

Dwie moje czytelniczki przysłały mi bardzo podobne pytania o to, jak zaksięgować inwentaryzację w papierowej księdze.

A więc,  krok po kroku księgowanie remanentu wygląda następująco:

- w księdze na rok 2010 z datą 31.12.10 trzeba wpisać „Spis z natury – x zł” (oczywiście x to kwota jaką wyliczyłeś w trakcie wyceny inwentaryzacji),

- w księdze na rok 2011 wpisem z liczbą porządkową 1 i datą 01.01.11 będzie „Spis z natury – x zł”.

Żeby się nie myliło ja nie wpisuję tej kwoty w papierowych księgach do rubryki „towary” tylko piszę formułkę w rubrykach przeznaczonych na dane kontrahenta. (No już nie piszę – ale pisałam przez kilka lat).

Później najlepiej skserować spis. Podpisać obydwa egzemplarze. Jeden włożyć do segregatora z fakturami z grudnia 2010, a drugi z fakturami ze stycznia 2011.

Towar jest przeniesiony do nowej księgi. Można go sprzedawać.

Jeszcze trzeba uwzględnić wynik inwentaryzacji przy obliczaniu kosztów roku 2010 do Pita rocznego.

Więcej o inwentaryzacji, jej wycenie i formalnościach związanych z końcem roku w firmie możesz przeczytać w moim Raporcie Specjalnym „ Jak szybko i sprawnie przeprowadzić zamknięcie roku 2010 w małej firmie”

Konkurencja na rynku programów księgowych przeznaczonych dla małych firm jest duża. W samym segmencie programów typu SaaS (software as a service), do którego należy i ifirma.pl, i wfirma.pl, istnieje kilkanaście mniejszych lub większych, konkurencyjnych serwisów. Im większa konkurencja, tym lepiej dla klientów. Bo przecież firmy jakoś muszą ich zachęcić. Mamy więc coraz więcej ciekawych funkcji. Coraz bardziej dba się o jakość programu i obsługi klienta. I możemy dostać różne gratisy.

Czym więc zachęcają nas liderzy?

Wfirma.pl

Wfirma.pl postawiła na strategię „raz, a dobrze”. I daje nowozakładanym firmom roczny, darmowy dostęp do pełnej wersji aplikacji. (Przeczytaj jak twoja nowa firma może mieć dostęp do programu do księgowości online za darmo przez rok). Dość późno doczytałam sobie o tym programie. Gdybym trafiła na tą informację wcześniej, to zapewne nie miałabym możliwości pisać dla ciebie testu porównawczego wfirmy i ifirmy. Ostatecznie. cztery stówki piechotą nie chodzą .

Jeśli chodzi o firmy „ze stażem” – niestety, oferta wfirmy nie wygląda tak fajnie. Standardowo dostaniesz jeden miesiąc darmowego dostępu do pełnej wersji programu księgowego. Kiedyś zdarzyło mi się upolować trzymiesięczną promocję. Ale więcej się z taką okazją nie spotkałam.

Czym mnie skusiła ifirma.pl?

Zakładając konto na ifirma.pl możesz za darmo zaksięgować bieżące trzy miesiące (i dowolny okres wstecz – trzeba tylko zwrócić uwagę przy zakładaniu konta, jaki miesiąc podajemy jako pierwszy okres księgowana w serwisie. Może to być np. lipiec 2007). To dostaje każda firma.

I jeszcze jedna, bardzo fajna funkcja. Przydatna dla zakładających nowe firmy. Darmowa aplikacja do wypełniania EDG-1 i VAT-R, uzupełniona o przewodnik jak (krok po kroku) założyć działalność gospodarczą. Jeśli zarejestrujesz się, możesz w wygodny sposób zaimportować wszystkie dane do programu księgowego i nie trzeba ich drugi raz wklepywać.

A może ktoś daje więcej? Jeśli jakiś program oferuje ciekawe opcje i fajne gratisy – daj znać w komentarzu.

No może nie do końca pierwsze. Bo od dawna księguję w obydwu programach. Jednak nigdy wcześniej nie miałam możliwości zrobić tak dokładnego porównania. Były bardzo różne branże. Vatowiec tylko jeden. Firmy różniące się wielkością. Tym razem firmy działają (tak jak już pisałam wcześniej) na bardzo podobnych zasadach. Są nowe. Obydwie z dotacją. Obydwie z vatem. Obydwie (na razie) jednoosobowe. Więc porównania i wrażenia nasuwają się same.

Na ifirmie księguję dużo i znam ją od dawna. I nawet lubię to, że większość działań jest opisana schematami księgowania. Ten program jest, jakby powiedzieli Anglicy „foolproof” – czyli „głupkoodporny”. Na ogół prowadzi za rękę i nie pozwala wyjść poza algorytm. Ale przy księgowaniu operacji niestandardowych robi się niesamowicie upierdliwa. Nie puści i już. I muszę wymyślać obejścia.

Na ogół, życie ułatwia mi praktyka w księgowaniu na „pełnej księgowości”. I podstawowym obejściem, które stosuję – jeśli coś z automatu wejdzie tam, gdzie nie powinno – jest wystornowanie. Czyli zaksięgowanie tej samej kwoty, w tej samej rubryce, ale z minusem. Przydaje się na przykład przy wyrzucaniu z kosztów odpisów amortyzacyjnych od środków trwałych zakupionych z dotacji (bo te kosztami nie są).

Ale jest rzecz, która nieszkodliwie sobie „wisi”, ale niesamowicie mnie irytuje. Nie mam koncepcji, jak załatwić sprawę ze składkami zus zapłaconymi ze wsparcia pomostowego. Nie mogę ich odliczyć czy zaliczyć w koszty. Ifirma nie pozwala wpisać, że składka zapłacona to zero. W efekcie moja lista składek wygląda tak:

I jeśli masz jakiś pomysł, jak ten problem ugryźć, chętnie go poznam.

Wfirma jest programem trochę bardziej wymagającym i trochę mniej intuicyjnym. Nie wszystko jest podane na tacy. A może to wrażenie jest tylko kwestią przyzwyczajenia, bo dotychczas mniej pracowałam w tym programie. Za to jest znacznie bardziej przyjazna jeśli idzie o moje „niestandardowe” potrzeby. Chcę odpisać składkę na ZUS równą zero? Da się. Program informuje mnie, że powinnam wpisać tyle, ile faktycznie zapłaciłam. Ciekawe ja byłoby rozwiązana sprawa, gdybym w danym miesiącu faktycznie nie zapłaciła składek i chciała je odliczyć w następnym?

Dziś trochę pomarudziłam. Ale poprawię się. Następnym razem napiszę o bonusach i prezentach, jakie obydwie firmy mają dla nowych użytkowników.

Zaczęłam ostatnio księgować dwie firmy. Praktycznie „bliźniaczki”. Ruszyły prawie równocześnie, działają w podobnych branżach. I co więcej – obydwie dostały dotację. A to oznacza całe mnóstwo „nietypowych” sytuacji i przypadków.   Z punktu widzenia księgowej – wyzwanie. (A z drugiej strony – wydają te dotacje na bardzo podobne rzeczy, więc jak coś wymyślę w jednej firmie – to prawie na pewno przyda się w tej drugiej.)

I co zrobiłam z tymi bliźniaczkami?

Nowoczesne teorie wychowawcze mówią, żeby bliźniaczkom umożliwiać odróżnianie się od siebie. Nie ubierać ich identycznie, pozwalać na odrębne działania… OK, ale to są firmy. A firmy postanowiłam potraktować jako poligon doświadczalny i urządziłam test porównawczy, prawdziwe starcie gigantów

Ifirma vs. Wfirma

Trochę już na nich poksięgowałam. Mam cały folder plików z notatkami i zrzutami ekranów różnych ciekawych przypadków. I będę o nich szczegółowo opowiadać.

Test oczywiście jest tendencyjny. Niestety, nie wyjdę poza moje przyzwyczajenia. Ale myślę, że pozwoli Ci przyjrzeć się tym programom zanim zdecydujesz się na ich osobiste testy .

A właściwie – nie darmowy. Można mieć fajny, płatny program do prowadzenia Podatkowej Księgi Przychodów i Rozchodów lub Ryczałtu ZA DARMO przez rok.

Zwykle mój kontakt z moimi programami księgowymi online sprowadza się do zaksięgowania „miesiąca”, sprawdzenia danych, faktury wystawiam rzadko (w dwóch firmach, które aktualnie księguję faktury wystawiają ich właściciele). Jednak niedawno musiałam podjąć decyzję o wyborze programów dla kolejnych dwóch firm. Obydwie dostały dotację inwestycyjną – 40 tysięcy złotych i ruszyły.

Jako, że nawet przy prowadzeniu Podatkowej Księgi Przychodów i Rozchodów księgowanie dotacji unijnej wymaga od księgowej karkołomnych wygibasów, dokładnie obejrzałam sobie ofertę programów do księgowości internetowej. Znalazłam wiele ciekawych ofert – w tym tą:

Program Aktywizacyjny wfirma.pl.

Program jest skierowany do osób, które właśnie otworzyły działalność gospodarczą. Możesz się zarejestrować w ciągu 30 dni od daty uzyskania wpisu do Ewidencji Działalności Gospodarczej. W ten sposób otrzymujesz za darmo 12 miesięcy dostępu do pakietu Księgowość Premium, czyli na starcie firmy oszczędzasz 400 zł. Na pewno masz mnóstwo pomysłów, na co można je wydać (ja wiem to doskonale – sama mam „młodą” firmę).

Pakiet Księgowość Premium to najszerszy pakiet dostępu do serwisu wfirma.pl, który pozwala ci m. in.:

• wystawiać faktury i rachunki na spersonalizowanych szablonach,
• wystawiać noty księgowe, odsetkowe,
• prowadzić rejestry sprzedaży i zakupów vat,
• księgować w Podatkowej Księdze Przychodów i Rozchodów lub Ewidencji Ryczałtu (wystawione faktury same wchodzą do Księgi i rejestru sprzedaży vat),
• rozliczać koszty pojazdów używanych w firmie (Ewidencja Przebiegu Pojazdu),
• amortyzować środki trwałe (Ewidencja Środków Trwałych),
• prowadzić Ewidencję Wyposażenia
• korzystać z modułu Kadry (deklaracje ZUS, rejestr pracowników, ewidencja czasu pracy, listy płac, PIT-11, zaliczki na podatek dochodowy pracowników PIT-4),
• korzystać z modułu CRM,
• analizować sytuację finansową twojej firmy (moduł z analizami)

i długo by można jeszcze wymieniać – jeśli jesteś zainteresowany to doczytaj sobie na stronie wfirmy.

A jeśli spełniasz warunek uczestnictwa w programie aktywizacyjnym (twój wpis do ewidencji ma mniej niż 30 dni) – to pewnie zastanawiasz się, jak możesz z niego skorzystać. Już wyjaśniam.

1. Wejdź na stronę wfirma.pl
2. W dole strony kliknij na przycisk „Program Aktywizacja”



3. Z paska po lewej stronie wybierz „Zgłoszenie do programu”.



4. Wypełnij zgłoszenie do Programu: Imię, Nazwisko, adres e-mail i numer telefonu. Załącz skan potwierdzenia Wpisu do Ewidencji Działalności Gospodarczej



5. Po zweryfikowaniu twojego zgłoszenia, dostaniesz mail z indywidualnym kodem uprawniającym do 12 miesięcy darmowego korzystania z wfirmy.

Jeśli spełniasz warunki programu – zgłoś się już dziś. 30dni mija bardzo szybko.

Lubię się znęcać nad programami… Niedawno wzięłam na warsztat (a właściwie na telefon) ifirmę. I postanowiłam sprawdzić czy da się wystawić fakturę używając komórki. Zapis testu sfilmowałam i wrzuciłam na youtube.