Pytanie było krótkie, ale konkretne: „A w jakim programie ty prowadzisz księgowość…?” A że powtarzało się kilka razy w mojej poczcie, to tym razem odpowiem publicznie tu, na blogu…

No więc, księguję na ifirma.pl, wfirma.pl i czasem na e-conomic.pl (to jest program do pełnej księgowości, czasem pomagam w jednej ze znajomych firm). Prawdopodobnie od października będę księgować jedną z firm na infakt.pl. Ale to przyszłość.

To jednak nie usatysfakcjonowało mojego rozmówcy. „Ale w jakim programie księgujesz swoją firmę?”…

No dobrze, karty na stół…

Księgowość swojej własnej, osobistej działalności gospodarczej prowadzę na wfirmie.

„A dlaczego?”

Powodów jest kilka, a pewnie i ciebie one interesują.

1. Mam program za darmo.Dawno, dawno temu wfirma.pl miała dość zabawny program partnerski. Jeśli moja strona przesłała im klienta, który zapłacił za jakąś usługę, to za każdą wydaną przez klienta złotówkę dostawałam 1 punkt. I mogłam wymienić te punkty na płatne pakiety usług w relacji 1 punkt / 1 zł. Ale nie mogłam wymienić ich na złotówki. Z mojego bloga zapisało się sporo poleconych. I punktów z tamtego programu mam tyle, ze wystarczy mi na darmowy program księgowy do końca świata i o jeden dzień dłużej . a przynajmniej na baaaardzooooooo dłuuuuuugoooooo.

   To istotna zaleta. Możesz być jednak pewien, że jestem osobą wygodnicką i leniwą. I gdybym miała darmowy dostęp do kiepskiego programu, to wcale nie chciałoby mi się z nim męczyć. Ani bym go nie używała (bo po co się męczyć) ani nie polecała innym. A wfirma to na prawdę fajny program księgowy.

2. Kilka rzeczy, które uwielbiam.
   • Import „kilometrówki” z Excela.To jest funkcja, którą zawsze chciałam mieć w programie księgowym i którą wprowadzono w wfirmie po mojej sugestii. Używam prywatnego samochodu w celach firmowych. Jeżdżę na bardzo powtarzalne trasy. Robię sobie tabelę w Excelu z trasami (metoda kopiuj-wklej) i jednym kliknięciem importuję ją do programu księgowego. To oszczędza mi około godziny nudnego klepania tras w programie.
   • CRMProsty moduł do zarządzania adresami klientów i kontaktami z nimi. Jak na moją skalę działalności – zdecydowanie wystarczy.
   • Mailowe przypominanie o konieczności zapłaty składek, podatków i faktur z odroczonym terminem sprzedaży. Oraz o niezapłaconych fakturach, które wystawiłamBardzo istotna funkcja, zwłaszcza dla osób, które, tak jak ja, żyją nieco „na bakier” z kalendarzem. Zwłaszcza przypominanie o składkach i podatkach może uratować ci tyłek. Ba, ustaliłam nawet, że w tym dniu, gdy wfirma przypomina mi o konieczności zapłaty składek ZUS, płacę również inne opłaty stałe (przedszkole, internet, telefony).
   • Magazyn.
   • Prosty moduł z analizami finansowymiKilka wykresów, które wcześniej robiłam sobie w arkuszu kalkulacyjnym. Pozwalają się szybko zorientować, jak idzie twojej firmie pod względem finansowym
   • Wysyłanie papierowych faktur pocztą przez firmę positivo.pl

Modułów jest sporo, bo są jeszcze „Kadry” ,  jest terminarz… Wszystko skrojone na miarę mikrofirmy. I za to lubię wfirmę.

Swój program księgowy pochwal (albo zgań) w komentarzu…

Wczoraj w nocy ekipa ifirmy zainstalowała majowe aktualizacje. Uznałam, że ta wprowadzone zmiany są bardzo interesujące, więc postanowiłam przyjrzeć się im z bliska. Najistotniejszą zmiana jest poszerzenie obsługi faktur elektronicznych (tzw. efaktur), zarówno przy ich wystawianiu jak i przyjmowaniu.

Jak wystawić efakturę?

Krok 1. Poprosić klienta o zgodę.

Aby klient mógł otrzymywać od Ciebie faktury elektroniczne, musi najpierw wyrazić swoją zgodę. Może to zrobić w tradycyjnej formie pisemnej lub elektronicznej. Więc jak się za to zabrać.

1. Wchodzisz do Menu „Kontrahenci” i znajdujesz klienta, którego chcesz poprosić o wyrażenie zgody.
   Edytujesz jego kartotekę i w odpowiednią rubrykę wpisujesz adres e-mail. I zapisujesz zmodyfikowaną kartotekę. Teraz na dole kartoteki możeszy kliknąć na przycisk „Wyślij zapytanie o zgodę na e-faktury”.
   
   Po jego kliknięciu system generuje maila do twojego klienta. 
   

   Prośba o wyrażenie zgody na otrzymywanie faktur elektronicznych

2. Klient otrzymuje w mailu również załącznik PDF, który powinien zostać podpisany przez osoby uprawnione do reprezentowania firmy i odesłany do ciebie w wersji papierowej albo elektronicznej (z podpisem elektronicznym). Wersję papierową archiwizujesz w teczce, na wersje elektroniczne przyda się osobny folder. W każdym razie jeśli masz już zgodę klienta, możesz zaznaczyć posiadanie takiej zgody w kartotece klienta i wystawiać mu faktury elektroniczne.
   

   Zaznacz otrzymanie zgody na wysyłanie efaktur w kartotece klienta

Krok 2. Wystawianie faktury

Z technicznego punktu widzenia wystawienie faktury elektronicznej w ifirma.pl nie różni się od wystawienia zwykłej faktury. Jeśli w kartotece klienta odznaczyłeś posiadanie zgody na wysyłanie e-faktur, to po zapisaniu przychodu, w menu na dole faktury uaktywnia się przycisk „Wyślij mailem e-fakturę”

„

Po takim wysłaniu faktura zostaje zablokowana i zmian możesz dokonywać wyłącznie za pomocą faktury korygującej.

„Boże, błogosław konkurencję” pomyślałam dziś rano sprawdzając maile. Pomyślałam tak z czysto konsumenckiego, klienckiego punktu widzenia. Ostatecznie, jak każdy przedsiębiorca wiem, że konkurencja jest wredna.

Jednak wracając do konsumenckiego punktu widzenia – to jest zjawisko, które powoduje, że przedsiębiorcy nie zapadają w zimowy sen jak niedźwiedzie. Tylko dwoją się i troją, urządzają burze mózgów i pchają do przodu swoje produkty i usługi. Ekipa wfirmy również nie zapadła w sen zimowy i ostatnio, co rusz, wprowadza jakieś udogodnienia. A dziś przysłali mi informację, że będą drukować i wysyłać papierowe faktury za pomocą poczty lub firmy inpost.

Jest to strasznie fajne udogodnienie. Bo bieganie na pocztę z pojedynczymi fakturami to naprawdę żadna przyjemność. Nawet jak się ma taką pocztę jak moja, że zwykle nie ma kolejek i można samochodem podjechać. Ja załatwiałam to dotychczas w ten sposób, że starałam się grupować wystawianie faktur i w miarę możliwości ograniczać liczbę wycieczek do Urzędu Pocztowego. Części klientów wysyłam faktury mailem. Ale część klientów woli dostać wersję papierową. Woli i już.

Ceny usługi oferowanej we współpracy z serwisem positivo.pl zaczynają się od 2,34 zł za fakturę. Nawet jeśli jest to trochę drożej niż na poczcie, to weź pod uwagę, że „czas to pieniądz”. A za czas spędzonym w kolejce do okienka nikt ci nie zapłaci.

Ja już jestem zarejestrowana. W przyszłym tygodniu będę testować tą usługę.

Konkurencja na rynku programów księgowych przeznaczonych dla małych firm jest duża. W samym segmencie programów typu SaaS (software as a service), do którego należy i ifirma.pl, i wfirma.pl, istnieje kilkanaście mniejszych lub większych, konkurencyjnych serwisów. Im większa konkurencja, tym lepiej dla klientów. Bo przecież firmy jakoś muszą ich zachęcić. Mamy więc coraz więcej ciekawych funkcji. Coraz bardziej dba się o jakość programu i obsługi klienta. I możemy dostać różne gratisy.

Czym więc zachęcają nas liderzy?

Wfirma.pl

Wfirma.pl postawiła na strategię „raz, a dobrze”. I daje nowozakładanym firmom roczny, darmowy dostęp do pełnej wersji aplikacji. (Przeczytaj jak twoja nowa firma może mieć dostęp do programu do księgowości online za darmo przez rok). Dość późno doczytałam sobie o tym programie. Gdybym trafiła na tą informację wcześniej, to zapewne nie miałabym możliwości pisać dla ciebie testu porównawczego wfirmy i ifirmy. Ostatecznie. cztery stówki piechotą nie chodzą .

Jeśli chodzi o firmy „ze stażem” – niestety, oferta wfirmy nie wygląda tak fajnie. Standardowo dostaniesz jeden miesiąc darmowego dostępu do pełnej wersji programu księgowego. Kiedyś zdarzyło mi się upolować trzymiesięczną promocję. Ale więcej się z taką okazją nie spotkałam.

Czym mnie skusiła ifirma.pl?

Zakładając konto na ifirma.pl możesz za darmo zaksięgować bieżące trzy miesiące (i dowolny okres wstecz – trzeba tylko zwrócić uwagę przy zakładaniu konta, jaki miesiąc podajemy jako pierwszy okres księgowana w serwisie. Może to być np. lipiec 2007). To dostaje każda firma.

I jeszcze jedna, bardzo fajna funkcja. Przydatna dla zakładających nowe firmy. Darmowa aplikacja do wypełniania EDG-1 i VAT-R, uzupełniona o przewodnik jak (krok po kroku) założyć działalność gospodarczą. Jeśli zarejestrujesz się, możesz w wygodny sposób zaimportować wszystkie dane do programu księgowego i nie trzeba ich drugi raz wklepywać.

A może ktoś daje więcej? Jeśli jakiś program oferuje ciekawe opcje i fajne gratisy – daj znać w komentarzu.

No może nie do końca pierwsze. Bo od dawna księguję w obydwu programach. Jednak nigdy wcześniej nie miałam możliwości zrobić tak dokładnego porównania. Były bardzo różne branże. Vatowiec tylko jeden. Firmy różniące się wielkością. Tym razem firmy działają (tak jak już pisałam wcześniej) na bardzo podobnych zasadach. Są nowe. Obydwie z dotacją. Obydwie z vatem. Obydwie (na razie) jednoosobowe. Więc porównania i wrażenia nasuwają się same.

Na ifirmie księguję dużo i znam ją od dawna. I nawet lubię to, że większość działań jest opisana schematami księgowania. Ten program jest, jakby powiedzieli Anglicy „foolproof” – czyli „głupkoodporny”. Na ogół prowadzi za rękę i nie pozwala wyjść poza algorytm. Ale przy księgowaniu operacji niestandardowych robi się niesamowicie upierdliwa. Nie puści i już. I muszę wymyślać obejścia.

Na ogół, życie ułatwia mi praktyka w księgowaniu na „pełnej księgowości”. I podstawowym obejściem, które stosuję – jeśli coś z automatu wejdzie tam, gdzie nie powinno – jest wystornowanie. Czyli zaksięgowanie tej samej kwoty, w tej samej rubryce, ale z minusem. Przydaje się na przykład przy wyrzucaniu z kosztów odpisów amortyzacyjnych od środków trwałych zakupionych z dotacji (bo te kosztami nie są).

Ale jest rzecz, która nieszkodliwie sobie „wisi”, ale niesamowicie mnie irytuje. Nie mam koncepcji, jak załatwić sprawę ze składkami zus zapłaconymi ze wsparcia pomostowego. Nie mogę ich odliczyć czy zaliczyć w koszty. Ifirma nie pozwala wpisać, że składka zapłacona to zero. W efekcie moja lista składek wygląda tak:

I jeśli masz jakiś pomysł, jak ten problem ugryźć, chętnie go poznam.

Wfirma jest programem trochę bardziej wymagającym i trochę mniej intuicyjnym. Nie wszystko jest podane na tacy. A może to wrażenie jest tylko kwestią przyzwyczajenia, bo dotychczas mniej pracowałam w tym programie. Za to jest znacznie bardziej przyjazna jeśli idzie o moje „niestandardowe” potrzeby. Chcę odpisać składkę na ZUS równą zero? Da się. Program informuje mnie, że powinnam wpisać tyle, ile faktycznie zapłaciłam. Ciekawe ja byłoby rozwiązana sprawa, gdybym w danym miesiącu faktycznie nie zapłaciła składek i chciała je odliczyć w następnym?

Dziś trochę pomarudziłam. Ale poprawię się. Następnym razem napiszę o bonusach i prezentach, jakie obydwie firmy mają dla nowych użytkowników.

Zaczęłam ostatnio księgować dwie firmy. Praktycznie „bliźniaczki”. Ruszyły prawie równocześnie, działają w podobnych branżach. I co więcej – obydwie dostały dotację. A to oznacza całe mnóstwo „nietypowych” sytuacji i przypadków.   Z punktu widzenia księgowej – wyzwanie. (A z drugiej strony – wydają te dotacje na bardzo podobne rzeczy, więc jak coś wymyślę w jednej firmie – to prawie na pewno przyda się w tej drugiej.)

I co zrobiłam z tymi bliźniaczkami?

Nowoczesne teorie wychowawcze mówią, żeby bliźniaczkom umożliwiać odróżnianie się od siebie. Nie ubierać ich identycznie, pozwalać na odrębne działania… OK, ale to są firmy. A firmy postanowiłam potraktować jako poligon doświadczalny i urządziłam test porównawczy, prawdziwe starcie gigantów

Ifirma vs. Wfirma

Trochę już na nich poksięgowałam. Mam cały folder plików z notatkami i zrzutami ekranów różnych ciekawych przypadków. I będę o nich szczegółowo opowiadać.

Test oczywiście jest tendencyjny. Niestety, nie wyjdę poza moje przyzwyczajenia. Ale myślę, że pozwoli Ci przyjrzeć się tym programom zanim zdecydujesz się na ich osobiste testy .

Lubię się znęcać nad programami… Niedawno wzięłam na warsztat (a właściwie na telefon) ifirmę. I postanowiłam sprawdzić czy da się wystawić fakturę używając komórki. Zapis testu sfilmowałam i wrzuciłam na youtube.

Mało mnie było ostatnio w internecie, więc uzbierało mi się tematów, które nie powinny przejść niezauważone. I będę o nich pisać w najbliższym czasie.

Pierwszym z nich są zmiany w serwisie ifirma.pl. Sporo ich. Jedne kosmetyczne, inne technicznie istotne.

Ale po kolei.

Kiedy księgowałam marcowe dokumenty, rzucił mi się w oczy – może najmniej istotny szczegół – zmiana designu stron www. Projektanci poszli w teczkowo – notesowy wzór.

I mamy bajeranckie zakładki – całkiem jak w segregatorze.

I jeszcze bardziej zakręcone spiralki – bo kontrahenta do rachunku czy faktury dodajemy wpisując do notesu.

Strasznie mi się te bajery podobają, choć to może najmniej istotna zmiana.

(Ale jaka fajna).

Zmian ostatnio było znacznie więcej np.:

• wprowadzenie darmowego programu do fakturowania
• wprowadzenie systemów API do fakturowania i do rejestracji nowych użytkowników.
• możliwość dodawania osoby współpracującej,
• wyliczanie częściowych składek ZUS

Więcej zmian możesz znaleźć TUTAJ.

Poksięgowałam trochę w wfirmie.  Znalazłam kilka funkcji, które mi się zdecydowanie podobają. Jedną z nich jest funkcja Analizy (dostępna w zakładce „Biuro”).

Funkcja ta pozwala Ci na szybką ocenę sytuacji firmy, bez konieczności sporządzania żadnych obliczeń.  Po prostu, wystarczy  jeden rzut okiem. Podstawowe informacje masz zestawione na jednej stronie – kawa na ławę.

Wiesz ile zarabiasz.

Po lewej stronie masz dwa wykresy. Górny wykres obrazuje przychody i koszty w poszczególnych miesiącach. Dolny wielkość przychodów i kosztów narastająco.

Jest to dobra metoda, żeby zobaczyć jak kształtuje się twój dochód.

Nie musisz liczyć.

Po prawej stronie masz trzy tabelki.

Pierwsza „Zestawienie przychodów i kosztów w roku” jest odbiciem tego, co widzisz na wykresach.

Druga tabela jest zestawieniem kwot vat należnego i naliczonego w poszczególnych miesiącach.

Warto poświęcić chwilę, na przyjrzenie się tabeli trzeciej. Są to uproszczone dla potrzeb PKPiR  ”Przepływy pieniężne” . Program robi zestawienie zapłaconych faktur sprzedażowych i zakupowych. W mojej testowej firmie sytuacja nie przedstawia się różowo.  Według przepisów podatkowych mam co prawda dochód, ale klienci jeszcze mi nie zapłacili. Więc musiałam poruszać swoim portfelem (albo wziąć kredyt), żeby zrobić trochę zakupów za gotówkę).

W przykładzie ta kwota jest stosunkowo niewielka. Jedak pamiętaj, że zbyt duże ujemne przepływy pieniężne są najczęstszą przyczyną utraty płynności, a w efekcie bankructwa firm.

Prawie kończę księgowanie stycznia w wfirma.pl . Tak, wiem – styczeń właśnie się kończy a czas na zamknięcie miesiąca mam do 20 lutego. Za styczeń powinnam dać sobie premię, bo zamknę miesiąc na długo przed terminem.

Zaczęłam wcześniej, bo to pierwszy miesiąc, który w wfirmie księguję „na poważnie”. To znaczy nie testowo. Jest prawdziwa firma i są prawdziwe faktury. Spodziewałam się, że pewnych rzeczy będę musiała poszukać albo zapytać na forum.

Ale poszło mi nadspodziewanie gładko. Miałam właściwie tylko jeden problem. Jakieś pół godziny szukałam jak ustawić program tak, żeby wiedział, że moja firma nie jest vatowska. Przyzwyczajenie z ifirmy – tam ustawiasz, że nie jesteś vatowcem i program nie zawraca Ci głowy sprawami związanymi z vatem. Księgujesz fakturę w kwocie netto – a w PKPiR masz koszt w wysokości kwoty brutto.

Po bezskutecznym przekopaniu dostępnych opcji zajrzałam na forum. I przeczytałam, że takiej możliwości w wfirma nie ma. Po prostu, wfirma nie będzie myślała za mnie. Jeśli korzystasz z rozrachunków – musisz wydatki księgować jako „zwolnione”. Albo księgować je wprost do Księgi Przychodów i Rozchodów.

I to właściwie jedyna rzecz, do której mogę się przyczepić. Można bez tej opcji przeżyć.

A poza tym pracowało mi się łatwo, miło i szybko. Pewnych rzeczy trzeba było poszukać, ale znajdowałam bez większego wysiłku. I jestem bardzo zadowolona.