Mało mnie było ostatnio w internecie, więc uzbierało mi się tematów, które nie powinny przejść niezauważone. I będę o nich pisać w najbliższym czasie.

Pierwszym z nich są zmiany w serwisie ifirma.pl. Sporo ich. Jedne kosmetyczne, inne technicznie istotne.

Ale po kolei.

Kiedy księgowałam marcowe dokumenty, rzucił mi się w oczy – może najmniej istotny szczegół – zmiana designu stron www. Projektanci poszli w teczkowo – notesowy wzór.

I mamy bajeranckie zakładki – całkiem jak w segregatorze.

I jeszcze bardziej zakręcone spiralki – bo kontrahenta do rachunku czy faktury dodajemy wpisując do notesu.

Strasznie mi się te bajery podobają, choć to może najmniej istotna zmiana.

(Ale jaka fajna).

Zmian ostatnio było znacznie więcej np.:

• wprowadzenie darmowego programu do fakturowania
• wprowadzenie systemów API do fakturowania i do rejestracji nowych użytkowników.
• możliwość dodawania osoby współpracującej,
• wyliczanie częściowych składek ZUS

Więcej zmian możesz znaleźć TUTAJ.

Poksięgowałam trochę w wfirmie.  Znalazłam kilka funkcji, które mi się zdecydowanie podobają. Jedną z nich jest funkcja Analizy (dostępna w zakładce „Biuro”).

Funkcja ta pozwala Ci na szybką ocenę sytuacji firmy, bez konieczności sporządzania żadnych obliczeń.  Po prostu, wystarczy  jeden rzut okiem. Podstawowe informacje masz zestawione na jednej stronie – kawa na ławę.

Wiesz ile zarabiasz.

Po lewej stronie masz dwa wykresy. Górny wykres obrazuje przychody i koszty w poszczególnych miesiącach. Dolny wielkość przychodów i kosztów narastająco.

Jest to dobra metoda, żeby zobaczyć jak kształtuje się twój dochód.

Nie musisz liczyć.

Po prawej stronie masz trzy tabelki.

Pierwsza „Zestawienie przychodów i kosztów w roku” jest odbiciem tego, co widzisz na wykresach.

Druga tabela jest zestawieniem kwot vat należnego i naliczonego w poszczególnych miesiącach.

Warto poświęcić chwilę, na przyjrzenie się tabeli trzeciej. Są to uproszczone dla potrzeb PKPiR  ”Przepływy pieniężne” . Program robi zestawienie zapłaconych faktur sprzedażowych i zakupowych. W mojej testowej firmie sytuacja nie przedstawia się różowo.  Według przepisów podatkowych mam co prawda dochód, ale klienci jeszcze mi nie zapłacili. Więc musiałam poruszać swoim portfelem (albo wziąć kredyt), żeby zrobić trochę zakupów za gotówkę).

W przykładzie ta kwota jest stosunkowo niewielka. Jedak pamiętaj, że zbyt duże ujemne przepływy pieniężne są najczęstszą przyczyną utraty płynności, a w efekcie bankructwa firm.

Prawie kończę księgowanie stycznia w wfirma.pl . Tak, wiem – styczeń właśnie się kończy a czas na zamknięcie miesiąca mam do 20 lutego. Za styczeń powinnam dać sobie premię, bo zamknę miesiąc na długo przed terminem.

Zaczęłam wcześniej, bo to pierwszy miesiąc, który w wfirmie księguję „na poważnie”. To znaczy nie testowo. Jest prawdziwa firma i są prawdziwe faktury. Spodziewałam się, że pewnych rzeczy będę musiała poszukać albo zapytać na forum.

Ale poszło mi nadspodziewanie gładko. Miałam właściwie tylko jeden problem. Jakieś pół godziny szukałam jak ustawić program tak, żeby wiedział, że moja firma nie jest vatowska. Przyzwyczajenie z ifirmy – tam ustawiasz, że nie jesteś vatowcem i program nie zawraca Ci głowy sprawami związanymi z vatem. Księgujesz fakturę w kwocie netto – a w PKPiR masz koszt w wysokości kwoty brutto.

Po bezskutecznym przekopaniu dostępnych opcji zajrzałam na forum. I przeczytałam, że takiej możliwości w wfirma nie ma. Po prostu, wfirma nie będzie myślała za mnie. Jeśli korzystasz z rozrachunków – musisz wydatki księgować jako „zwolnione”. Albo księgować je wprost do Księgi Przychodów i Rozchodów.

I to właściwie jedyna rzecz, do której mogę się przyczepić. Można bez tej opcji przeżyć.

A poza tym pracowało mi się łatwo, miło i szybko. Pewnych rzeczy trzeba było poszukać, ale znajdowałam bez większego wysiłku. I jestem bardzo zadowolona.

Jeśli zastanawiasz  się nad wyborem programu do księgowości on-line dla twojej firmy to zapewne liczysz ile pieniędzy musisz przeznaczyć na ten cel.

Prosta odpowiedź: dość dużo. W przypadku programów on-line płacisz również za pomoc techniczną, za regularne robienie kopii zapasowych i za przechowywanie danych księgowych przez 5 lat.  Usługodawca robi te rzeczy za ciebie, więc i korzystanie z programu kosztuje zwykle trochę więcej niż z programu stacjonarnego.

Mam jednak dwie dobre wiadomości. Po pierwsze, im dłuższy okres korzystania z usługi opłacasz jednorazowo, tym jest taniej. Po drugie, może być jeszcze taniej, ba… , w pewnych przypadkach możesz korzystać z programów do księgowości internetowej za darmo. Tak, tak, nie dziw się, możesz mieć darmowy program do prowadzenia KPiR.

Zacznijmy jednak od opcji płatnych.

Wszystkie poniższe ceny są cenami netto, więc należy do nich doliczyć 22% vat.

Najtańszym serwisem, co w pewnym sensie usprawiedliwia mankamenty, o których wcześniej pisałam , jest serwis szybkafaktura.pl. Podstawowy moduł zawierający narzędzia do księgowania zakupów i sprzedaży oraz związane z tymi zagadnieniami raporty kosztuje 8 zł miesięcznie. Jeśli łączymy go z programem do KPiR lub prowadzenia magazynu, zapłacimy 15 zł, natomiast wszystkie moduły kosztują 21 zł za miesiąc.

Przy zakupie półrocznego abonamentu otrzymujemy 5% rabatu, więc korzystanie z usług tego serwisu kosztuje nas odpowiednio:  7,60 zł, 14,25 zł lub 19,95 zł miesięcznie.

Jeśli decydujesz się zapłacić za rok z góry, szybkafaktura.pl oferuje Ci 12% obniżkę. Płacisz więc, w zależności od wybranego pakietu, 7,04 zł, 13,20 zł lub 18,48 zł za miesiąc.

Cena za program jest dość niska, pisałam już jednak o tym, że brakuje w nim kilku modułów, które bardzo przydają się w większości firm.

Trochę drożej jest w wfirma.pl . Teoretycznie drożej, bo dużo będę miała do napisania o tym serwisie w kontekście tego, z czego można w nim skorzystać za darmo. Tu wspomnę tylko, że istnieje w nim możliwość skorzystania z darmowego programu do fakturowania. Bardziej zaawansowana opcja tego programu kosztuje 8,33 zł netto (i jest sprzedawana w pakietach 3, 6 i 12 miesięcznych).

To co mnie najbardziej interesuje – pełny program do prowadzenia Podatkowej Księgi Przychodów i Rozchodów wraz z ewidencjami kosztuje 40 zł, jeśli płacisz za pojedynczy miesiąc i 33,33 zł w pakietach 3, 6 i 12 miesięcznych.

Jeśli zdecydujesz się wybrać ifirma.pl za miesiąc dostępu do serwis zapłacisz 45 zł przy comiesięcznych płatnościach i 37,50 zł w pakiecie 6 miesięcznym lub rocznym.

Najdroższy jest bookkeeper.pl , kosztujący 49 zł przy płatności comiesięcznej, 45 zł w pakiecie półrocznym i 39 zł w pakiecie rocznym.

Serwisy te jednak różnią się od siebie w istotny sposób. Wybierając program do swojej firmy, przyjrzyj się ich możliwościom i swoim potrzebom, nie ograniczaj się do prostego porównania cen.

szybkafaktura.pl

Znalazłam serwis szybkafaktura.pl, poszukując materiałów do cyklu artykułów o księgowości on-line. Nie pracuję na nim. I na razie nie chciałabym go używać. Ale obiecuję się mu dobrze i regularnie przyglądać, bo serwis choć jest dość młody, zapowiada się obiecująco.

Co takiego ciekawego jest w serwisie szybkafaktura.pl ?

Współpracujące biura rachunkowe

Z serwisem współpracuje 48 biur rachunkowych z całej Polski. Możesz podpisać umowę z biurem i część spraw związanych z księgowością wykonywać we własnym zakresie (np. sprzedaż, wykorzystanie magazynu) a resztę delegować do biura.

Zaletą takiego rozwiązania jest to,  że twoje biuro rachunkowe i ty pracujecie na tym samym systemie, dzięki czemu nie dublujcie swoich prac (księgowa nie musi ręcznie wprowadzać faktur sprzedażowych) a ty masz cały czas podgląd do twoich dokumentów księgowych.

Magazyn

Moduł, którego nie widziałam w konkurencyjnych programach. A w niektórych firmach bardzo się przyda.

Wielodostęp

Do współpracy z biurem potrzebna jest możliwość pracy różnych użytkowników z różnymi loginami. To bardzo przydatne również w normalnej pracy biura.

Możliwość oddzielnego zakupu poszczególnych modułów

Można dopasować program do twoich potrzeb poprzez zakup potrzebnych Ci modułów. Na przykład jeśli nie potrzebujesz magazynu, możesz kupić tylko moduły sprzedaż i zakup, oraz kpir.

A dlaczego na razie nie chcę pracować w tym pogramie?

Nie ma

• rozliczania kosztów samochodów,
• ewidencji środków trwałych,
• ewidencji wyposażenia,
• kadr.

A to powoduje, że trzeba będzie korzystać z wielu programów zewnętrznych i praca nie jest tak sprawna, jakby mogła być.

Dodatkowo interfejs programu jest dla mnie mało intuicyjny, ale to pewnie kwestia przyzwyczajenia.

Ale będę śledzić rozwój tego serwisu, bo może być bardzo ciekawy i niedługo zagrozić konkurentom.

Z programu wfirma.pl korzystam znacznie rzadziej niż z jego największego konkurenta. Ot, mam na nim jedną malutką firmę i moje osobiste konto testowe, na którym nie prowadzę żadnej firmy, ale sprawdzam działanie tego programu. Od stycznia zamierzam pracować tam więcej. A dlaczego?

Darmowe wystawianie faktur

To taka marchewka. Możesz korzystać z programu do fakturowania za darmo. Jak długo chcesz. Jedyne, co się pojawia, to informacja na fakturze, że została wydrukowana w darmowej wersji wfirma.pl

Bajeranckie szablony faktur

W darmowej wersji możesz wybierać między dwoma wzorami. W płatnych wersjach dostajesz dalsze trzy szablony. Ładne, estetyczne, czytelne. Takie lubię.

Kalendarz, CRM, noty korygujące, automatyczne „pilnowanie” rozliczeń faktur

Niby drobiazgi. Ale bardzo ułatwiają życie.

Opcje import/eksport

Jeśli przechodzisz do programu wfirma.pl z innego programu możesz zaimportować dane kontrahentów (możesz też je wyeksportować i korzystać z nich w innym programie. Podobnie jest też z fakturami.

Ja chętnie bym zaimportowała to programu moje tabelki z przebiegiem kilometrów – a takiej opcji nie ma. (Ale i tak „klepanie kilometrówki” jest rozwiązane wygodniej niż u konkurenta.)

Wielodostęp

To opcja, której bardzo brakuje mi w ifirma.pl. Daje możliwość przydzielenia różnych uprawnień różnym użytkownikom programu. Każdy robi to, na czym się zna i co mu pozwolił administrator.

Żeby nie było, że tak jest wszystko pięknie i różowo. I że się już zakochałam . Niestety, w wfirma.pl

nie ma modułu Kadry.

Wszystkie sprawy związane z umowami o pracę czy cywilnoprawnymi trzeba przygotowywać w innym programie i dopiero później księgować. Na forum dla użytkowników znalazłam informację, że Kadry będą dostępne już w grudniu. Czekam więc.

Jak dla mnie program jest zachęcający, dobrze mi się na nim pracuje i zamierzam od stycznia przenieść tam jedną z firm. I dopiero po pewnym czase będę mogła napisać Ci czy było warto.

Dużo księguję na ifirma.pl- mam około 200 dokumentów miesięcznie. Podobnie jak moi znajomi – lubię ją.  Jestem do niej na tyle przyzwyczajona, że kiedy zaczęłam zastanawiać, czemu ją lubię, to trudno mi było sprecyzować powody.

Trudno w niej popełnić głupi błąd

Gdybym niewiele wiedziała o prowadzeniu księgowości małej firmy i strasznie uparła się, że mimo wszystko poprowadzę ją sama, bez pomocy biura rachunkowego – ifirma byłaby moim wyborem. Po angielsku powiedziałabym, że jej program jest „foolproof” – „głupko-odporny”. (Jakoś nie znajduję odpowiedniego słowa w języku polskim).

Jeżeli dobrze ustawisz opcje przy zakładaniu konta w serwisie i poprawnie wypełnisz formularz z danymi firmy, naprawdę trudno jest popełnić jakiś głupi błąd. Na przykład jeśli zaznaczysz, że Twoja firma jest zwolniona z VAT – to nie masz możliwości wystawienia faktury VAT. Koniec, kropka, nie wystawisz i już.

Bardzo przyjazny i przemyślany interface

Program ifirma.pl stworzony został z myślą o używaniu go przez osoby, które nie miały wcześniej styczności z księgowością i programami księgowymi. Nie ewoluował też z programu do fakturowania. Więc strony stworzone są raczej tak, żeby pokazywać zadania do wykonania, niż suche informacje. Są też przejrzyste i w miarę logicznie powiązane ze sobą.

Dobre wsparcie merytoryczne

Pracownicy ifirma.pl odpowiedzą na Twoje pytania za pomocą czatu i przez telefon. Pomagają chętnie i skutecznie.

Ponadto w serwisie istnieje rozbudowany dział FAQ, instrukcji dla przedsiębiorców i blog ekspercki, z którego nawet profesjonaliści mogą się dowiedzieć dużo ciekawych rzeczy.

A za co nie lubię ifirmy?

• za BRAK OPCJI IMPORT / EKSPORT. Daje mi się to we znaki zwłaszcza przy księgowaniu przebiegu kilometrów samochodów prywatnych wykorzystywanych w firmie. Mam tabele zrobione w arkuszu kalkulacyjnym. I muszę je drukować. I ręcznie klepać, klepać, klepać……. Myślę, że równie lub nawet bardziej irytujące może być to w przypadku migracji do lub z ifirma.pl wymagające przenoszenia danych kontrahentów, środków trwałych itd..
• za to, że jedna firma = jeden login do programu, czyli za brak wielodostępu. Nie można określić uprawnień dla różnych osób korzystających z programu. Gdybym była Twoją księgową, nie chciałabym, żeby fakturzystka wiedziała np. ile mi płacisz .

Nie są to jednak opcje niezbędne do życia, w przypadku małej firmy – ich brak można przeżyć.

Ogólna ocena: +4

Zapytałam niedawno moich znajomych, korzystających z księgowości on-line jakiego programu używają i czy poleciliby go swojemu przyjacielowi rozpoczynającemu prowadzenie działalności gospodarczej.

Odpowiedzi raczej mnie nie zdziwiły:

ifirma.pl

ifirma

ifirma

if…

Wyrażali się o niej dość ciepło, choć na ogół bez zachwytów. (Tak, wiem, jestem jedyną osobą na świecie, która emocjonuje się programami do prowadzenia księgowości )

Ale czy naprawdę nie masz innych możliwości w tej dziedzinie…?

Ależ oczywiście, że są. Zbadałam je dla Ciebie!

Przyjrzałam się dokładnie cenom i funkcjom kilku programów do księgowości on-line. Porównałam je i przygotowuję serię postów na ten temat.

Kluczowym wymogiem dla mnie jest prostota działania programu. Dlatego wzięłam pod uwagę:

• lidera rynku – serwis ifirma.pl,
• bardzo ciekawy serwis wfirma.pl (jeśli czytasz ten blog, to wiesz, że ich lubię i wkrótce dowiesz się dlaczego),
• nowy program szybkafaktura.pl.

W tych trzech serwisach zarejestrować mogłam się sprawnie i szybko, za pomocą e-maila, bez konieczności kontaktu z handlowcem czy biurem obsługi klienta. Wiem, że “usługi terminalowe” (czyli de facto możliwość korzystania w formie on-line) mają też inne programy – np. CDN czy Lefthand, ale w ich przypadku trzeba specjalnie zamówić usługę – więc przyjrzę się im w terminie późniejszym.

Całe to badanie jest przygotowaniem do raportu specjalnego “Program księgowy dla twojej firmy”, który mam zamiar “wydać” w końcu tego roku.

Już dziś możesz zapisać się na listę, dzięki której będziesz wśród pierwszych osób, które dowiedzą się jak mogą go otrzymać.

Jakbyś nie liczył, usługi polegające na udostępnianiu programów księgowych on-line kosztują 400 -550 zł rocznie. To drogo, zważywszy na fakt, że fajny program księgowy instalowany stacjonarnie, o podobnych
możliwościach można mieć za ok. połowę tej kwoty.

A jednak kilka tysięcy przedsiębiorców korzystających z tych usług regularnie płaci za dostęp do programów księgowych i, jak twierdzą operatorzy, nie często rezygnują z wybranej formy powadzenia księgowości.

Dlaczego więc przedsiębiorcy decydują się na korzystanie z księgowościon-line? Decyduje o tym kilka ich bezsprzecznych zalet.

Dostępność

Z programu księgowego on-line możesz skorzystać na każdym komputerze z dostępem do internetu, niezależnie od tego gdzie się znajdujesz,jakiego systemu operacyjnego używasz i jaką masz przeglądarkę.

Leżąc na plaży na Majorce albo żeglując na Mazurach masz pełną kontrolę nad wystawianymi w twojej firmie fakturami i przez cały czas wiesz, jak stoją twoje finanse. Albo możesz sam trochę popracować.

Bezpieczeństwo

Zagadnienia związane z bezpieczeństwem programu księgowego, to dość szeroki temat.

Po pierwsze, firmy udostępniające programy księgowe on-line są w stanie zapewnić wyższy poziom zabezpieczeń przed dostępem niepowołanych osób, niż posiada większość małych firm, używających programów stacjonarnych.

Po drugie, operatorzy zapewniają regularne tworzenie kopii zapasowych. A ty kiedy zrobiłeś backup swojego programu księgowego?

Po trzecie, nawet jeśli (odpukać) spali ci się biuro, sprzęt i dokumentacja księgowa, albo zaleje je powódź… to twoje dane księgowe są bezpieczne i łatwo możesz odtworzyć wszystkie papiery.

Aktualizacje

Jeśli masz zainstalowany stacjonarnie program księgowy, to musisz sam dbać o jego aktualizacje i zgodność z obowiązującymi przepisami
prawnymi. W przypadku programów on-line robi to za ciebie twój operator.

Prostota

Musisz przyznać – programy do księgowości on-line są skonstruowane w prosty, przejrzysty i przyjazny dla użytkownika sposób. Więc jeśli zacząłeś z nich korzystać, nie będziesz chciał się przesiadać na inny program.

Są też przyczyny z pogranicza psychologii, wykorzystywane przez operatorów:

Na raty

Najczęściej firmy płacą za pojedyncze miesiące. A wydatek rzędu 50 zł odczuwasz słabiej niż jednorazowe wysupłanie 250 złotych.

Zaangażowanie

Ludzie nie lubią podejmować decyzji. A jeszcze bardziej nie lubią zmieniać decyzji, jeśli już w coś się zaangażowali. Jeśli dostali za darmo okres testowy użytkowania programu i zaczęli z niego korzystać,
to nie zmienią go łatwo.

A Ty?

Dlaczego używasz programów księgowych on-line? Lub dlaczego ich nie używasz?

Powiedz nam o tym w komentarzu.

Jeśli prowadzisz swoją firmę, to kiedyś, chcesz czy nie, pojawi się klient, który zażyczy sobie fakturę vat (jeśli jesteś vatowcem) lub rachunek (jeśli jesteś zwolniony z vat).  I co wtedy zrobisz?

Sięgniesz do szuflady w poszukiwaniu bloczka akcydensowego z fakturami, długopisu , kalkulatora… Nawet jeśli piszesz trochę ładniej niż ja, to prawdopodobnie twoja faktura będzie wyglądać jak list napisany w języku elfów.

Chcę, żebyś pamiętał, że faktura jest dokumentem i poniekąd twoją wizytówką  - przecież dajesz ją swojemu kontrahentowi.

Powinna więc być:

• poprawna pod względem rachunkowym,
• czytelna, żeby ułatwić pracę osobom zajmującym się księgowością,
• estetyczna – bo jak cię widzą, tak cię piszą.

Znacznie łatwiej spełnić te warunki wystawiając ją za pomocą programu komputerowego. Jeśli masz komputer w firmie, to nie zastanawiaj długo, tylko załóż darmowe konto na wfirma.pl (wymaga podłączenia do internetu, ale faktury lub rachunki możesz wystawiać za darmo) lub skorzystaj z któregoś programu z rodziny Faktura ibiznes . Jeśli nie masz komputera, rozważ inwestycję rzędu 200-300 PLN w stworzenie stanowiska do fakturowania.

I daj swoim klientom elegancko wydrukowane dokumenty.