Pytanie było krótkie, ale konkretne: „A w jakim programie ty prowadzisz księgowość…?” A że powtarzało się kilka razy w mojej poczcie, to tym razem odpowiem publicznie tu, na blogu…

No więc, księguję na ifirma.pl, wfirma.pl i czasem na e-conomic.pl (to jest program do pełnej księgowości, czasem pomagam w jednej ze znajomych firm). Prawdopodobnie od października będę księgować jedną z firm na infakt.pl. Ale to przyszłość.

To jednak nie usatysfakcjonowało mojego rozmówcy. „Ale w jakim programie księgujesz swoją firmę?”…

No dobrze, karty na stół…

Księgowość swojej własnej, osobistej działalności gospodarczej prowadzę na wfirmie.

„A dlaczego?”

Powodów jest kilka, a pewnie i ciebie one interesują.

1. Mam program za darmo.Dawno, dawno temu wfirma.pl miała dość zabawny program partnerski. Jeśli moja strona przesłała im klienta, który zapłacił za jakąś usługę, to za każdą wydaną przez klienta złotówkę dostawałam 1 punkt. I mogłam wymienić te punkty na płatne pakiety usług w relacji 1 punkt / 1 zł. Ale nie mogłam wymienić ich na złotówki. Z mojego bloga zapisało się sporo poleconych. I punktów z tamtego programu mam tyle, ze wystarczy mi na darmowy program księgowy do końca świata i o jeden dzień dłużej . a przynajmniej na baaaardzooooooo dłuuuuuugoooooo.

   To istotna zaleta. Możesz być jednak pewien, że jestem osobą wygodnicką i leniwą. I gdybym miała darmowy dostęp do kiepskiego programu, to wcale nie chciałoby mi się z nim męczyć. Ani bym go nie używała (bo po co się męczyć) ani nie polecała innym. A wfirma to na prawdę fajny program księgowy.

2. Kilka rzeczy, które uwielbiam.
   • Import „kilometrówki” z Excela.To jest funkcja, którą zawsze chciałam mieć w programie księgowym i którą wprowadzono w wfirmie po mojej sugestii. Używam prywatnego samochodu w celach firmowych. Jeżdżę na bardzo powtarzalne trasy. Robię sobie tabelę w Excelu z trasami (metoda kopiuj-wklej) i jednym kliknięciem importuję ją do programu księgowego. To oszczędza mi około godziny nudnego klepania tras w programie.
   • CRMProsty moduł do zarządzania adresami klientów i kontaktami z nimi. Jak na moją skalę działalności – zdecydowanie wystarczy.
   • Mailowe przypominanie o konieczności zapłaty składek, podatków i faktur z odroczonym terminem sprzedaży. Oraz o niezapłaconych fakturach, które wystawiłamBardzo istotna funkcja, zwłaszcza dla osób, które, tak jak ja, żyją nieco „na bakier” z kalendarzem. Zwłaszcza przypominanie o składkach i podatkach może uratować ci tyłek. Ba, ustaliłam nawet, że w tym dniu, gdy wfirma przypomina mi o konieczności zapłaty składek ZUS, płacę również inne opłaty stałe (przedszkole, internet, telefony).
   • Magazyn.
   • Prosty moduł z analizami finansowymiKilka wykresów, które wcześniej robiłam sobie w arkuszu kalkulacyjnym. Pozwalają się szybko zorientować, jak idzie twojej firmie pod względem finansowym
   • Wysyłanie papierowych faktur pocztą przez firmę positivo.pl

Modułów jest sporo, bo są jeszcze „Kadry” ,  jest terminarz… Wszystko skrojone na miarę mikrofirmy. I za to lubię wfirmę.

Swój program księgowy pochwal (albo zgań) w komentarzu…

Inwentaryzacja to ostatnio gorący temat . Dostałam bardzo ciekawe pytanie od Sylwi:

„Dostałam dotacje w ramach działania 6.2., która nie podlega wpisaniu do książki przychodów i rozchodów. W ramach dotacji zakupiłam m.in. towar do sklepiku. Teraz jestem w trakcie prowadzenia spisu z natury i pojawia się pytanie – czy towar zakupiony z pieniędzy z dotacji również powinnam uwzględnić w tym spisie, pomimo, że nie został uwzględniony w książce przychodów i rozchodów?”

Najpierw łyk teorii.

Dlaczego robimy inwentaryzację?

I chodzi mi tutaj tylko o powody podatkowe.

Po pierwsze, dlatego, żeby móc poprawnie określić koszt towarów sprzedanych i materiałów zużytych w zamykanym roku.

Po drugie, żeby przy ewentualnej kontroli urzędnik mógł sprawdzić skąd się bierze towar który sprzedajesz i czy aby na pewno kupiłaś go legalnie.

Moje rozwiązanie:

Spisać wszystko. Ja na osobnych arkuszach spisałabym towary, których zakup był w ciągu roku zaliczany do kosztów. Ten towar wyceniasz i sumę jego wartości wpisujesz do księgi jako wartość spisu z natury.

Towar zakupiony z dotacji (wsparcia pomostowego, zwrotu VAT z dotacji) , spisujesz na osobnych arkuszach i wyceniasz. Opisujesz na tych arkuszach, że jest to towar zakupiony z dotacji z Działania 6.2 PO KL  (i jego zakup nie stanowi kosztów uzyskania przychodów).

Wszystkie arkusze trzymasz razem.

Więcej o inwentaryzacji, jej wycenie i formalnościach związanych z końcem roku w firmie możesz przeczytać w moim Raporcie Specjalnym „ Jak szybko i sprawnie przeprowadzić zamknięcie roku 2010 w małej firmie”

Niedawno otrzymałam ciekawe pytanie od Basi: „Witam, mam nadzieje, że mi Pani pomoże:) Otóż prowadzę działalność gospodarczą, która zajmuje się tworzeniem stron www, reklama itp.

Chciałabym teraz dopisać pkd i zacząć produkować biżuterię sztuczną (nie jestem vatowcem, nie muszę mieć kasy fiskalnej).

Jakie warunki muszę spełnić i co muszę zrobić, aby wszystko było legalne. Czy wystarczy, że będę prowadziła pkpir tak jak dotychczas? Czy muszę robić inwentaryzację i kiedy?”

To wszystko może się wydawać skomplikowane – ale nie jest. Jeżeli prowadzisz już księgę przychodów i rozchodów, to właściwie niewiele jest do zrobienia. Tak jak napisałaś – trzeba rozszerzyć działalność gospodarczą, czyli złożyć aktualizacyjny druk EDG-1 w Urzędzie Miasta lub Gminy.

Zakup materiałów księgujesz w kolumnie 10 księgi, czyli „Zakup towarów handlowych i materiałów wg cen zakupu”.

Kolumna 11 „Koszty uboczne”, przeznaczone są na zaksięgowanie dodatkowych kosztów związanych z zakupem materiałów np. ceny transportu.

Inwentaryzację robisz na ostatni dzień roku podatkowego. Więcej o niej piszę w moim Raporcie Specjalnym „Jak szybko i sprawnie przeprowadzić  zamknięcie roku 2010 w małej firmie”.

Mam nadzieję, że pomogłam

Wybór formy opodatkowania to jeden z problemów, przed którym staje każdy nowy przedsiębiorca. Oczywiście, możesz powiedzieć „nie będę się nad tym zastanawiać, wystarczy mi Podatkowa Księga Przychodów i Rozchodów na zasadach ogólnych”. Oczywiście, to twój wybór. Ale możliwe, że gdybyś lepiej się zastanowił – płaciłbyś mniejsze podatki.

Jak więc przymierzyć się do wyboru formy opodatkowania?

Najprościej – spróbować się dowiedzieć jak rozliczają się twoi konkurenci. Jeśli sporo firm z branży wybiera jakąś opcję, to zapewne coś w tym jest. Możesz wykorzystać swoje kontakty albo poprosić o poradę księgowego pracującego w biurze rachunkowym.

Opcja dla bardziej  zaangażowanych to sporządzenie biznesplanu i obliczenie wysokości podatku z zastosowaniem dostępnych form w oparciu o założoną wysokość przychodów i kosztów.

Przygotowanie solidnego biznesplanu pozwala m.in.

• przemyśleć problematykę podatkową,
• wyznaczyć (a później monitorować) kierunki rozwoju firmy,
• zrozumieć co, w jaki sposób i kiedy chcesz osiągnąć za pomocą swojej inwestycji,
• opracować strategie działania.

Poświęć więc trochę czasu, żeby popracować nad swoją firmą. To może dać większe efekty niż przeznaczenie tego czasu w firmie.

„W jaki sposób powinien być ujmowany w PKPiR koszt uzyskania przychodu (50%) z tytułu korzystania przez twórcę programu komputerowego z praw autorskich. Wszelka, znana mi literatura pomija ten fakt milczeniem.

Zgodnie art. 22 ust. 9 pkt 3 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych koszty uzyskania przychodów z tytułu korzystania przez twórców z praw autorskich i artystów wykonawców z praw pokrewnych, rozumieniu odrębnych przepisów, lub rozporządzania przez nich tymi prawami określa się w wysokości 50 % uzyskanego przychodu, z tym że koszty te oblicza się od przychodu pomniejszonego o potrącone przez płatnika w danym miesiącu składki na ubezpieczenia emerytalne i rentowe oraz na ubezpieczenie chorobowe, o których mowa w art. 26 ust 1 pkt 2 lit b), których podstawę wymiaru stanowi ten przychód.

(…)

Ponieważ zamierzam rozpocząć prywatne zbywanie licencji na własne oprogramowanie to zgodnie z wymogami fiskusa musiałem zarejestrować taką działalność a wszelkie obroty będą dokumentowane za pomocą faktur (…)”

Bardzo podobałaby mi się taka metoda liczenia kosztów, przez przedsiębiorcę będącego twórcą. (Pisanie i nagrywanie video – kursów to też tworzenie, więc sama bym to chętnie stosowała).

Niestety nie mam dobrych wieści. Zgodnie z godnie z zastrzeżeniem zawartym w art. 22 ust. 12 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych - koszty uzyskania przychodów w wysokości 50% osiąganych przychodów, wynikające z art. 22 ust. 9 pkt 3 tej ustawy, nie mają zastosowania do przychodów osiąganych z działalności gospodarczej.

W przypadku prowadzenia własnej firmy, pozostaje zbieranie faktur za poniesione wydatki i zaliczanie ich w koszty na warunkach ogólnych.

„Jak często mam pracownikowi podbijać legitymację ubezpieczeniową?”

Obowiązujący druk legitymacji ubezpieczeniowej nie jest dostosowany do obecnych przepisów, regulujących sprawy związane z ubezpieczeniem zdrowotnym. Druk legitymacji zawiera bowiem informację, że poświadczenie ważne jest przez 6 miesięcy.

Zgodnie z obecnymi przepisami „prawo do bezpłatnych świadczeń opieki zdrowotnej ustaje po upływie 30 dni od wygaśnięcia obowiązku ubezpieczenia zdrowotnego” (art. 67 ust. 4 ustawy z dnia 27 sierpnia 2004 r. o świadczeniach opieki zdrowotnej finansowanych ze środków publicznych).  Dlatego też w celu potwierdzenia ubezpieczenia zdrowotnego legitymacja ubezpieczeniowa powinna być potwierdzana przez pracodawcę przynajmniej co 2 miesiące, bo potwierdzenie jest ważne w miesiącu, w którym podbijasz legitymację i przez 30 dni po jego zakończeniu.