Zadzwoniła do mnie dziś koleżanka z pytaniem “czy samochód używany w firmie musi być środkiem trwałym?”. “Nie” – odpowiedziałam. “A jaki samochód chcesz kupić?”

A więc kiedy i dlaczego samochód używany w firmie nie jest środkiem trwałym?

Po pierwsze, w działalności gospodarczej możesz wykorzystać

samochód prywatny.

Samochód właścicielem takiego samochodu nie jest twoja firma, lecz Ty lub inna osoba. (Wykorzystywanie samochodów innych osób i jego skutki podatkowe to temat na osobny wpis.)

W takim przypadku samochodu nie wpisujesz do ewidencji środków trwałych  nie amortyzujesz.  Możesz jednak wpisać w koszty wydatki na jego bieżącą eksploatację (np. paliwo, naprawy, ubezpieczenie). Wydatki te dokumentujesz fakturami lub innymi dokumentami księgowymi.

Musisz też prowadzić ewidencję przebiegu pojazdu.  W niej zapisujesz wszystkie “firmowe” przejazdy tym autem. Ewidencja ta pozwala ci obliczyć limit wydatków na twój samochód do wpisania w koszty koszty firmy. Ilość przejechanych kilometrów mnożysz przez stawkę za 1 km przebiegu. Wydatki do tej wysokości możesz zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów. Co ważne, zarówno wydatki jak i limit wynikający obliczasz co miesiąc, ale możesz je odliczać w ciągu całego roku. Limit niewykorzystany w bieżącym miesiącu przechodzi na następny. Wydatki, które nie zmieściły się w limicie – również.

Po drugie, przyjrzyjmy się co to jest środek trwały.

Środkiem trwałym są stanowiące własność lub współwłasność podatnika, nabyte lub wytworzone we własnym zakresie, kompletne i zdatne do użytku w dniu przyjęcia do używania budowle, budynki, lokale będące odrębną własnością, maszyny, urządzenia, środki transportu i inne przedmioty o przewidywanym okresie używania dłuższym niż rok, wykorzystywane przez podatnika na potrzeby związane z prowadzoną przez niego działalnością gospodarczą.

Zgodnie z przepisami do Ewidencji Środków Trwałych wpisujesz środki trwałe o wartości powyżej 3500 zł.

Może się zdarzyć, że w swojej firmie używasz:

samochodu o wartości początkowej poniżej 3500 zł,

albo

samochodu, który planujesz sprzedać (i sprzedasz) przed upływem roku od daty jego zakupu.

A jeśli chodzi o koleżankę – to kupuje fajnego pick-up’a. Raczej wpisze go w EŚT.

Funkcja ta pozwala Ci na szybką ocenę sytuacji firmy, bez konieczności sporządzania żadnych obliczeń.  Po prostu, wystarczy  jeden rzut okiem. Podstawowe informacje masz zestawione na jednej stronie – kawa na ławę.

Wiesz ile zarabiasz.

Po lewej stronie masz dwa wykresy. Górny wykres obrazuje przychody i koszty w poszczególnych miesiącach. Dolny wielkość przychodów i kosztów narastająco.

Jest to dobra metoda, żeby zobaczyć jak kształtuje się twój dochód.

Nie musisz liczyć.

Po prawej stronie masz trzy tabelki.

Pierwsza “Zestawienie przychodów i kosztów w roku” jest odbiciem tego, co widzisz na wykresach.

Druga tabela jest zestawieniem kwot vat należnego i naliczonego w poszczególnych miesiącach.

Warto poświęcić chwilę, na przyjrzenie się tabeli trzeciej. Są to uproszczone dla potrzeb PKPiR  ”Przepływy pieniężne” . Program robi zestawienie zapłaconych faktur sprzedażowych i zakupowych. W mojej testowej firmie sytuacja nie przedstawia się różowo.  Według przepisów podatkowych mam co prawda dochód, ale klienci jeszcze mi nie zapłacili. Więc musiałam poruszać swoim portfelem (albo wziąć kredyt), żeby zrobić trochę zakupów za gotówkę).

W przykładzie ta kwota jest stosunkowo niewielka. Jedak pamiętaj, że zbyt duże ujemne przepływy pieniężne są najczęstszą przyczyną utraty płynności, a w efekcie bankructwa firm.

Zaczęłam wcześniej, bo to pierwszy miesiąc, który w wfirmie księguję “na poważnie”. To znaczy nie testowo. Jest prawdziwa firma i są prawdziwe faktury. Spodziewałam się, że pewnych rzeczy będę musiała poszukać albo zapytać na forum.

Ale poszło mi nadspodziewanie gładko. Miałam właściwie tylko jeden problem. Jakieś pół godziny szukałam jak ustawić program tak, żeby wiedział, że moja firma nie jest vatowska. Przyzwyczajenie z ifirmy – tam ustawiasz, że nie jesteś vatowcem i program nie zawraca Ci głowy sprawami związanymi z vatem. Księgujesz fakturę w kwocie netto – a w PKPiR masz koszt w wysokości kwoty brutto.

Po bezskutecznym przekopaniu dostępnych opcji zajrzałam na forum. I przeczytałam, że takiej możliwości w wfirma nie ma. Po prostu, wfirma nie będzie myślała za mnie. Jeśli korzystasz z rozrachunków – musisz wydatki księgować jako “zwolnione”. Albo księgować je wprost do Księgi Przychodów i Rozchodów.

I to właściwie jedyna rzecz, do której mogę się przyczepić. Można bez tej opcji przeżyć.

A poza tym pracowało mi się łatwo, miło i szybko. Pewnych rzeczy trzeba było poszukać, ale znajdowałam bez większego wysiłku. I jestem bardzo zadowolona.

Jeśli tak jak ja, jeszcze jej nie skończyłeś – mam dla ciebie ściągę.

Instrukcja wypełniania PIT-4R wg “Gazety Prawnej”.

Nie śmiej się. Wiesz czemu męczyłeś się ostatnio przez kilka dni?

W trakcie roku wpisujesz faktury za zakupione towary i materiały do 10 kolumny PKPiR.  Jednak nie wszystkie te koszty są kosztami uzyskania w roku, w którym wydałeś pieniądze.

W koszty zaliczasz tylko zużyte materiały i sprzedane towary.

Przyjrzyjmy się przykładowej firmie:

Na koniec roku 2008 spisałeś towar za 2 tysiące złotych. W trakcie roku 2009 dokupiłeś towaru za 10 tysięcy.

Miesięcznie sprzedajesz towar o wartości ok. 1 tysiąca złotych (oczywiście doliczając odpowiednią marżę), więc zakupione towary zostały sprzedane w trakcie roku 2009.

Jednak trafiła się okazja do nabycia dużej ilości towaru (za 1 milion zł) w doskonałej cenie, która pozwoliła ci pozyskać dobry kontrakt i sprzedać ten towar z dużym zyskiem. Zapas towaru zakupiłeś pod koniec grudnia, a twój klient kupił go dopiero w styczniu.

Gdybyś nie robił inwentaryzacji, to miałbyś niezłe zamieszanie.

Rok 2009 zamknąłbyś kolosalną stratą. Ostatecznie milion proporcjonalnie do obrotów twojej przykładowej firmy to olbrzymia kwota. W 2010 roku możesz przy obliczaniu podatku dochodowego odliczyć najwyżej połowę tej straty.

A tymczasem w styczniu 2010 sprzedałeś cały zapas – powiedzmy za 2 miliony złotych. I zapłaciłbyś podatek od 1,5 mln dochodu zamiast od 1 miliona.

Dzięki temu, że na koniec roku podatkowego zrobiłeś inwentaryzację koszty odpowiadają przychodom. W 2009 odliczasz koszty towarów, które w tym roku sprzedałeś. Przenosisz na następny rok koszty towarów i materiałów, które będą sprzedane w 2010 roku.

To nie jedyny powód do robienia inwentaryzacji – ale z podatkowego punktu widzenia najważniejszy.

Moją pierwszą myślą po zalogowaniu było “Ooooo, a co to jest?” Spodziewałam się kolejnego programu do prowadzenia PKPiR. A tu plany kont i bardzo rozbudowane zestawienia. Więc wreszcie będę miała odpowiedź dla osób szukających systemu księgowości on-line dla spółek z o.o. i innych przedsiębiorstw wymagających prowadzenia księgi handlowej.

System został już udostępniony użytkownikom. Na razie za darmo.

Dlaczego?

Po pierwsze, w aplikacji nie w pełni działają polskie znaki. Właściciel serwisu zapowiada, że problem zostanie rozwiązany w pierwszym kwartale 2010 roku.
Po drugie, nie zostały jeszcze wprowadzone polskie sprawozdania VAT. Są one trakcie wdrożenia, które również powinno być gotowe do końca pierwszego kwartału 2010.

Założeniem autorów programu jest ułatwienie współpracy pomiędzy księgowym a firmą, dla której prowadzone są księgi. Dostępny jest również system API, który umożliwia integrację programu księgowego z innymi systemami informatycznymi firmy.

Kto za tym stoi? Właścicielem serwisu jest duńska firma E-conomic International działająca od 2001 w Danii, Wielkiej Brytanii, Norwegii, Niemczech, Szwecji i Hiszpanii. Życzę więc firmie E-conomic również wielu sukcesów na rynku polskim. Im więcej tego typu serwisów działa, tym lepiej dla moich czytelników, którzy mogą wybrać usługę dostosowaną do ich potrzeb i dla mnie – bo mam o czym pisać  :).

Nie lubię spisu rocznego i chyba mało kto lubi. Inwentaryzacja to, nawet w małej firmie, dużo żmudnej pracy.

Jednak przeprowadzenie inwentaryzacji rocznej i jej poprawna wycena są konieczne do prawidłowego obliczenia dochodu rocznego. Jak więc należy zabrać się za liczenie ile tak naprawdę zarobiłeś w ubiegłym roku? (Nawet jeśli liczy to automatycznie twój program księgowy, warto wiedzieć skąd bierze się dochód i… podatek dochodowy).

Na logikę, to:

DOCHÓD = PRZYCHODY – KOSZTY

OK, a teraz bardziej szczegółowo:

• Twoje przychody - to suma zapisów w kolumnie 9 księgi.
• Natomiast Koszty obliczamy następująco:

(+) Wartość spisu z natury (inwentaryzacji) z początku roku podatkowego

(+) wydatki na zakup towarów i materiałów (suma kolumny 10)

(+) koszty uboczne zakupu (suma kolumny 11)

(-) wartość spisu z natury na koniec roku podatkowego

(+) kwota pozostałych wydatków (suma kolumny 14)

(-) wartość wynagrodzeń w naturze ujętych w innych kolumnach księgi (np. w gastronomii – wartość towarów i materiałów, które zostały zużyte do przygotowania posiłków dla pracowników a ujęte są w kolumnie 10).

I tyle. Na wzorze wygląda prosto.

Jak więc przymierzyć się do wyboru formy opodatkowania?

Najprościej – spróbować się dowiedzieć jak rozliczają się twoi konkurenci. Jeśli sporo firm z branży wybiera jakąś opcję, to zapewne coś w tym jest. Możesz wykorzystać swoje kontakty albo poprosić o poradę księgowego pracującego w biurze rachunkowym.

Opcja dla bardziej  zaangażowanych to sporządzenie biznesplanu i obliczenie wysokości podatku z zastosowaniem dostępnych form w oparciu o założoną wysokość przychodów i kosztów.

Przygotowanie solidnego biznesplanu pozwala m.in.

• przemyśleć problematykę podatkową,
• wyznaczyć (a później monitorować) kierunki rozwoju firmy,
• zrozumieć co, w jaki sposób i kiedy chcesz osiągnąć za pomocą swojej inwestycji,
• opracować strategie działania.

Poświęć więc trochę czasu, żeby popracować nad swoją firmą. To może dać większe efekty niż przeznaczenie tego czasu w firmie.

Czy wyczerpałam temat? Czy są jeszcze jakieś sprawy związane z księgowością internetową, które powinnam poruszyć na blogu? Czy czegoś jeszcze chcesz się dowiedzieć?

Przygotowałam specjalny formularz i z ogromną niecierpliwością czekam na twoją opinię. Proszę poświęć kilka minut i za pomocą ankiety lub po prostu w komentarzu do tego postu, podziel się swoimi pytaniami.

Czym więc będziesz mógł zastąpić legitymację, w celu udokumentowania prawa do świadczeń finansowanych z ubezpieczenia zdrowotnego?

NFZ wydał komunikat na temat dokumentów potwierdzających prawo do korzystania ze świadczeń zdrowotnych.  Być może będziesz potrzebował takiej wiedzy – więc wrzucam link .